logo.png

Themen: Digitalprojekt

Der Projektlebenszyklus: das Projekt von A bis Z

blindwerk_der_rojektlebenszyklus

Projektlebenszyklus: welche Phasen im Projektmanagement durchlaufen werden

Jedes Projekt durchläuft während der Bearbeitung verschiedene Phasen. Nur so kann gewährleistet werden, dass das Projekt am Ende zum Erfolg wird und der Überblick nicht verloren geht. Die jeweiligen Phasen enden immer mit einem Meilenstein, dessen Erreichen für das weitere Vorgehen des Projektes zwingend erforderlich ist. Selten überlappen sich Projektphasen hinsichtlich der Zeit und dem Inhalt, das heißt jede Phase steht für sich und dient als Vorlauf der nächsten Phase.


Was ist der Projektlebenszyklus?

Damit umfangreiche und komplexe Projekte in übersichtliche Phasen oder Arbeitspakete unterteilt werden können, ist der Projektlebenszyklus im Projektmanagement neben dem Projektstrukturplan eines der wichtigsten eingesetzten Verfahren. Dabei wird der gesamte Arbeitsaufwand in einzelne und aufeinanderfolgende Projektphasen aufgeteilt und bezeichnet damit die Gesamtheit alles Phasen eines Projektes. Häufig wird auch vom Projektlebensweg geredet, da jedes Projekt in exakt derselben Ausführung kein zweites Mal abläuft. Nichtsdestotrotz gibt es die definierten Projektphasen, die jedes Projekt, aber in unterschiedlicher Art und Weise durchläuft. Die genaue Anzahl der Projektphasen ist jedoch nicht genau definiert, da dies vom jeweiligen Projekt und der spezifischen Branche abhängt. Üblich sind die vier Projektphasen:

  1. Definition
  2. Planung
  3. Realisierung
  4. Abschluss
Bei innovativen Projekten oder Neuentwicklungen kommt zumeist eine Vorentwicklungsphase zu Beginn sowie eine Pilotphase zwischen Realisierung und Abschluss dazu. Der Projektlebenszyklus bestimmt:
  • Was aus den einzelnen Projektphasen hervorgeht, was wann erstellt wird und auf welche Kriterien bei Qualitätskontrolle und Überprüfung geachtet werden soll
  • Welche Arbeitsprozesse in welche Projektphasen fließen
  • Welche Mitglieder des Projektteams welchen Aufgaben zugeteilt werden
  • Steuerung und Genehmigung der einzelnen Phasen

Projektmanagement: die Projektphasen

Die Phasen werden während des Projektverlaufs vom betreffenden Projektteam der Reihe nach abgearbeitet. In der Praxis der Produktentwicklung ist es häufig der Fall, dass bereit eine andere Phase begonnen wird noch bevor die vorherige komplett abgeschlossen ist.

Definitionsphase

Nachdem der Projektmanager bestimmt wurde, wählt dieser die Teammitglieder entsprechend der für das Projekt notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen. Zudem werden die Projektziele allgemeingültig definiert. Das übergeordnete Ziel dabei ist immer die Steigerung des Geschäftswerts, trotzdem hat jedes Projekt seine eigenen „Unterziele“. Im Anschluss daran wird die Zustimmung des Kunden oder die des Geschäftsführers bei internen Projekten eingeholt. Die Strategie wird zum roten Faden, der dabei hilft zu erkennen, ob das Projekt auf der richtigen Spur ist. Zu guter Letzt wird die Durchführbarkeit geprüft: also ob die identifizierten Maßnahmen zur Erreichung der Ziele durchführbar sind.

Planungsphase

Während der Planungsphase ist es unbedingt notwendig, die Risiken zu identifizieren, die während des Projektverlaufs eintreten können. Hierfür muss eine Strategie entwickelt werden, um den Risiken vorzubeugen oder die resultierenden Folgen wenigstens einzudämmen. Weitere Aufgaben während der Planungsphase sind:
  • Zeit- und Aufgabenplan (Pflichtenheft) und Festlegung der benötigten Ressourcen
  • Budget bestimmen
  • Stakeholder identifizieren und einen klaren Kommunikationsprozess etablieren, um diese während des Projektmanagements auf dem Laufenden zu halten

Realisierungsphase

Hier werden die Projektziele im Auge behalten und mit den tatsächliche Planfortschritt verglichen. Dazu sind regelmäßige Statusmeetings mit dem gesamten Projektteam notwendig, um sicherzugehen, dass alle Mitglieder auf demselben Stand ist und rechtzeitig liefern. Zudem muss sichergestellt werden, dass Probleme und Verzögerungen rechtzeitig erkannt und gelöst werden können. Dazu wird die Effizienz der Prozesse analysiert und bei Bedarf optimiert.

Abschlussphase

Nachdem umfangreich kontrolliert wurde, ob das Projekt sich dahingehend entwickelt, wo man es haben will und zugleich die Qualität stimmt, erfolgt die Abschlussphase. Dem Kunden wird ein Projektbericht vorgelegt und sichergestellt, dass dieser mit dem Ergebnis absolut zufrieden ist. Zudem sollte nach jedem Projekt eine „Lessons-learned-Analyse“ durchgeführt werden. Dazu wird Feedback vom Kunden eingeholt und bewertet, was gut und was schlecht lief. Diese Information ist für zukünftige Projekt hinsichtlich Effizienz und Effektivität hilfreich.

Wie auch Sie Ihr Projektmanagement optimeren können, weiß blindwerk – neue medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen sollten.
Veröffentlicht am: 22.08.2019