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Themen: Projekt

Der Auftrag für ein Projekt – und seine Relevanz

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Die Relevanz des Auftrags für ein Projekt

Ob intern oder extern – der Auftrag ist der Dreh- und Angelpunkt für den Auftakt eines Webprojekts. Sei es ein Kunde, ein Kollege bzw. Vorgesetzter oder ein Lieferant: der Auftrag steckt ab, welche Dienstleistungen zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang zu liefern sind. Die deutsche Norm DIN 69901 klassifiziert ein Projekt folgendermaßen: „Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“ All diese Rahmenbedingungen legt der Auftrag fest. blindwerk - neue medien zeigt auf, welche Faktoren im Auftrag das Projekt zum Projekt machen. 

Auftrag oder kein Auftrag – das ist hier die Frage!

Im Gegensatz zum Projekt unterliegt der Begriff des Auftrags nicht einer Norm  und ist relativ  weit gefasst. Ein „Arbeitsauftrag“ richtet sich eher an Beteiligte innerhalb der Projektgruppe – ähnlich der Arbeitsanweisung. Konkrete Arbeitsaufträge gibt es beispielsweise in den Phasen, die ein Webprojekt durchläuft.

Der „Auftrag“ hingegen gleicht eher einem Vertrag. Ist er erteilt, startet das Projekt. Das setzt einige Eckdaten voraus, die der Auftrag enthalten muss.

Was macht das Projekt zum Projekt?

Die Vorgabe eines Ziels im Auftrag

Idealerweise gibt ein klares Ziel vor, welche Inhalte für das Projekt zu erbringen sind. Wie gesagt… idealerweise. In der Realität ist das nicht immer so, aber die Realität des Projektmanagements ist auch nicht das Abbild einer DIN-Norm.

Zeitliche Vorgaben im Projektauftrag

Alle Tätigkeiten, die ohne Deadline oder Lieferdatum anfallen, lassen sich unter Tagesgeschäft einordnen.  Der Auftrag allerdings gibt einen genauen Zeitraum bis zur Erbringung des Projektziels vor. 

Festgelegte Ressourcen

Projektmanagement ist kein Spaziergang und deshalb fordern Projekte in der Auftragsformulierung eine gewisse Summe, in deren Grenzen bestimmte Dienstleistungen zu liefern sind. Diese Begrenzung wiederum hat im Betrieb zur Folge, dass auch personelle Unterstützung in Form von Manpower begrenzt zur Verfügung steht. Und mittendrin steht der Projektmanager und koordiniert diese Ressourcen.

Ausweitung der Weisungsbefugnis durch den Auftrag

Im Rahmen eines Projektes gelten andere Spielregeln. Die regulären Abläufe im Unternehmen können im Projekt verändert oder ausgeweitet werden und der Projektleiter kann Mitarbeiter Arbeitsaufträge erteilen, die ihm sonst nicht untergeordnet sind. Die Beteiligung von externen Partnern und Dienstleistern geschieht meist ebenso wie die fachübergreifende Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. 

Das Projekt ist neu und einmalig

Ein wichtiges Kriterium des Auftrages: Neuland wird erobert! Alljährlich dafür zu sorgen, dass alle Führungsverantwortlichen einen Stapel Weihnachtskarten unterzeichnen, ist für die Person, die es koordiniert, sicherlich immer wieder aufs Neue eine Herausforderung. Aber es ist kein Projekt. Sich wiederholende Aufgaben, die einem Tages-, Wochen-, Monats- und sogar Jahreszyklus unterliegen, gehören zum Tagesgeschäft. Eine Beauftragung für ein Projekt aber nicht. Übrigens: Das Reproduzieren von bereits vorhandenen Abläufen fällt unter das Prozessmanagement.

In der Komplexität zeigt sich der Projektauftrag

Sind viele Personen am Auftrag beteiligt, die dazu eine Vielzahl von Technologien einsetzten müssen, kann bereits von einem Projekt gesprochen werden. Oftmals kommen noch das Überschreiten von Ländergrenzen oder risikobehaftete Projektgegenstände hinzu – soll heißen, vom Erfolg des Projekts hängen auch viele weitere Faktoren ab. 

Exkurs: Beispiel für Komplexität eines Auftrags

Nehmen wir an, ein neues CMS soll implementiert werden. IT-Projekte sind eine besondere Art von Projekten, weshalb sie sich perfekt zur Veranschaulichung eigenen: 

  • Ziel: In einer perfekten Welt gibt es exakte Anforderungen für die Umsetzung und den Umfang des Projekts.
  • Zeit: Der Go-Live ist fix und meist der erste Zeitpunkt, der im Projekt überhaupt feststeht, noch bevor die Anforderungen formuliert werden. 
  • Ressourcen: Wer kennt das nicht? An allen Ecken und Enden des Projekts brennt es, weil zu wenig Köpfe daran mitarbeiten (können). Das ist oftmals die Realität des Projektmanagements.
  • Organisation: Der Entwickler fungiert im Rahmen der CMS-Implementierung als Projektleiter und sein Vorgesetzter lenkt das Projekt. Bereits diese Konstellation ist eine Form der projektspezifischen Organisation.
  • Neu & Einmalig: Das CMS ist eine andere Software als zuvor – Punkt erfüllt!
  • Komplexität: Diese sollte bei der bloßen Vorstellung an das Aufsetzen eines komplett neuen CMS selbstverständlich sein. 

Ein Scheitern des Projekts einkalkuliert

Das soll nicht bedeuten, dass das Scheitern des Projekts schon im Auftrag eingeplant ist. Aber im Rahmen der Festlegung der Ziele, der Zeitvorgabe und anderen Kriterien wurde das Risiko berücksichtig. Umso wichtiger ist es dann, über ein gutes Risikomanagement zu verfügen. Falls Sie ein Webprojekt leiten, das zu scheitern droht, nehmen Sie gerne Kontakt auf und holen Sie sich in einem Erstgespräch professionelle Beratung von blindwerk | neue medien. Wir helfen Ihnen gerne weiter. 

Veröffentlicht am: 05.04.2018

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