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Themen: Projektcontrolling

Erfolgreiches Projektcontrolling: So funktioniert‘s

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Erfolgreiches Projektcontrolling: So funktioniert‘s

In großen Meeting-Runden ist selten Raum und Zeit, um alle Projektbeteiligten zu Wort kommen zu lassen. Ob aus guten Gründen, wie beispielsweise eine herannahende Deadline oder aus fraglichen Motiven, wie einem dominanten Projektleiter, der nur selbst redet – das Controlling und Monitoring im Projekt kommt meistens zu kurz. Wie Sie einen reibungslosen Projektablauf planen, der alle Beteiligten einbezieht, erläutert für Sie blindwerk - neue medien.

Smart denken, SMART planen

Die Zielplanung des Projektes sollte immer nach sogenannten SMART-Kriterien durchgespielt werden.

  • S – Spezifisch. Ein Ziel sollte so genau und konkret wie möglich sein
  • M – Messbar. Wichtig ist hier die Nennung eines Mengengerüstes, einer Zeitangabe oder eines sonstigen messbaren Kriteriums.
  • A – Akzeptiert.
  • R – Realistisch.
  • T – Terminierbar.

Die drei relevanten Dimensionen des Ziels lauten:

  • Termine
  • Ressourcen
  • Ergebnisse

Der sogenannte Controlling-Regelkreis gibt für das Monitoring im Projekt eine immerwährende Abfolge von folgenden Instanzen vor:

  • Zielsetzung – SMART-Kriterien beachten 
  • Planung – Methoden, Maßnahmen, Meilensteine definieren
  • Datenerfassung – auf Soll-Daten basierende Erhebung der Ist-Daten
  • Soll-Ist-Vergleich – Vergleich der im Schritt zuvor erhobenen Daten
  • Abweichungsanalyse – Analyse der Abweichungen im Projekt: systematisch vs. singulär
  • Gegensteuern – Definition von Maßnahmen zur Korrektur der Abweichungen
  • Erfolgskontrolle – Sicherstellung, ob diese Maßnahmen die Probleme behoben haben

Daraufhin kann die Beurteilung durch das Monitoring erneut beginnen. Das Kreismodell fußt auf modernem Führungsverständnis und liefert eine Blaupause für erfolgreiches Controlling in jedem Projekt.

Umfragen erhöhen die Transparenz

Erfolgreiches Monitoring lebt von der Rückmeldung der Mitarbeiter eines Projekts. Idealerweise ist begleitend zu jedem Projekt-Meilenstein eine Feedbackrunde vorgesehen. Die Gestaltung der Abfrage der Rückmeldungen aus dem Team ist frei. Je nachdem, ob der Projektverantwortliche Umfrage, Zettel am Pinboard oder persönliches Feedback im Zweiergespräch bevorzugt. Wichtig ist nur, dass dieses Umfrageprinzip tatsächlich durchgeführt und nicht aus Zeitgründen ständig von der Agenda gestrichen wird. Die Abfrage des Status Quo liefert nicht nur wichtigen Input, sondern vermittelt den Beteiligten auch das Gefühl, dass ihre persönliche Einschätzung eine gewisse Wertschätzung erhält.

Welche Kennzahlen spielen beim Projekt-Monitoring die Hauptrolle?

Die Antwort, welche Kennzahlen wesentlich sind, müssen Sie für Ihr Projekt selbst definieren. Nur die relevanten Zahlen sollten erhoben werden, damit sich das Controlling nicht im Selbstzweck und Zahlenwald verliert. Etablierte Systeme zur Erfassung von KPIs sind Ampel oder Meilenstein, die jeweiligen Kennzahlen sind Time to Complete, Cost to Complete und der Fertigstellungsgrad. 

Ampelsteuerung

Die Ampelphasen Rot, Grün und Gelb bilden die Basis dieses Modells und zeigen an, welchen Status ein Arbeitspaket gerade hat. Grün zeigt „alles nach Plan“, Gelb bedeutet „Planabweichung in Sicht“ und Rot signalisiert, dass das „Ziel nicht mehr zu erreichen“ ist. Diese drei Eskalationsstufen gelten gleichermaßen für den Termin, die Kosten und das Ergebnis. Die exakte Definition sollte vorab für alle Beteiligten im Projekt schriftlich fixiert werden. 

Meilenstein- und Arbeitspaket-Controlling

Meilensteine und Arbeitspakete stellen den wesentlichen Kern des Monitorings im Projekt dar. Die Projektleitung legt fest, ob ein Arbeitspaket vollständig oder in den Zieldimensionen Termine, Ressourcen und Ergebnisse überwacht werden. Der Arbeitspaketverantwortliche steuert dann das Paket.

Termine – Time to Complete

Diese Kennzahl zeigt an, wie viel Zeit bis zum Abschluss des Projektes notwendig ist. Üblicherweise in Tagen angegeben, kann zusätzlich auch die Prozentzahl der verstrichenen bzw. noch übrigen Zeit angegeben werden.

Ressource – Cost to Complete

Analog zur vergangenen und noch verbleibenden Zeit werden auch die finanziellen und personellen Posten unter den Cost to Complete aufgeführt.

Fertigstellungsgrad

Im Trialog der Kennzahlen zeigt der Fertigstellungsgrad in Prozent an, inwieweit das Projektziel erreicht wurde. In Relation zu Cost to Complete und Time to Complete zeigt diese Kennzahl oft eine große Uneindeutigkeit. Daher sollte ihre Definition immer vorab festgelegt werden. Bei IT-Projekten könnte es beispielsweise die Anzahl der implementierten Funktion sein, die den Fertigstellungsgrad des Arbeitspakets angibt. Diese lässt sich dann prozentual angeben. 

Fazit

Controlling ist Sache der Projektleiter – aber dieser muss die Kennzahlen auch einfordern. Da die Komplexität von Projekten stetig zunimmt und der Verlauf im volatilen Umfeld immer schwerer vorhersehbar ist, muss das Controlling als fester Bestandteil in den Projektplan integriert werden. So werden Risiken frühzeitig identifiziert und Optimierungsansätze können früher eingebracht werden. Flexibel und intelligent – so müssen die Lösungen für diese Szenarien sein, wie zum Beispiel agiles Projektmanagement durch Scrum, Lean oder Kanban. Solides Risikomanagement ist ohnehin ein sicheres Fundament für Ihr Projekt. Sie haben weitere Fragen? Vereinbaren Sie mit blindwerk - neue medien ein Erstgespräch.

Veröffentlicht am: 19.04.2018

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