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Themen: Projektmanagement, Digitalisierung

Die Kommunikation von heute: virtuelle Projektteams

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Kommunikation ist alles: wie das bei virtuellen Projektteams funktioniert

Moderne Kommunikationsmodelle, die unseren Informationsaustausch erleichtern und dabei helfen Distanzen zu überbrücken, sind nicht nur im privaten Alltag bereits seit Jahren angekommen, sondern verankern sich auch mehr und mehr im unternehmerischen Geschäft. Traditionelle Kriterien, wie etwa die Nähe zur Unternehmenszentrale, spielen eine immer kleiner werdende Rolle. Aus der zusammengerückten Welt sind unter anderem virtuelle Teams entstanden. Diese unterscheiden sich von den klassischen Projektteams durch die räumliche Trennung und die Einbindung von Teammitgliedern aus unterschiedlichen Nationen, wodurch virtuelle interkulturelle Teams entstehen. Da an einem Projekt oftmals viele Menschen arbeiten, die aus unterschiedlichen Fachrichtungen kommen und daher möglicherweise auch von verschiedenen Standorten erfreut sich die zunehmende Virtualität im Projektmanagement inzwischen enormer Beliebtheit.


Wie funktioniert ein virtuelles Projektteam?

Natürlich ist die Zusammenarbeit mit Menschen an unterschiedlichen, oft weit entfernten Standorten eine große Herausforderung. Grundprobleme der Teamarbeit sind wegen des geringen Face-to-Face-Kontakts und der räumlichen Trennung bei virtuellen Teams stärker präsent, was eventuell auch Auswirkungen auf den Projekterfolg haben kann. Die Distanz der Teammitglieder erfordert daher einen hohen Grad an Selbständigkeit für den Einzelnen, damit das Projekt wie geplant vorangeht. Dabei muss allerdings Rücksicht darauf genommen werden, dass man nicht zum Einzelgänger wird und das WIR-Gefühl behindert, schließlich ist es immer noch ein Projektteam, das gemeinsam am Erfolg arbeitet. Zudem ist es wichtig, eine gelungene Mischung aus den zur Verfügung stehenden elektronischen Medien zur digitalen Kommunikation zu finden und in regelmäßigen, festgelegten Abständen ein Meeting einzuberufen. Oft kann es also von Vorteil sein, wenn sich die Beteiligten zu Projektbeginn bei einem persönlichen Meeting einmal Face-to-Face erleben und kennenlernen. Dabei kann der genaue Auftrag eines Projekts geklärt, Zuständigkeiten verteilt und ein gemeinsames Verständnis der Zusammenarbeit definiert werden.

Virtuell vs. Konventionell: die Vor- und Nachteile

Virtuelle Projektteams bringen viele Vorteile für ein Unternehmen. Sei es einmal auf der Kostenseite, da die Kosten reduziert werden und weniger Bürofläche benötigt wird. Auch wird die Reisetätigkeit der Einzelnen Projektmitarbeiter geringgehalten und die Produktivität gesteigert. Andererseits können Wissensressourcen vollständig und effizient genutzt werden und Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen eingesetzt werden, sodass beinahe 24 Stunden Fortschritte gemacht werden. Wie so oft hat Neues auch Nachteile, auf die man ein besonderes Augenmerk legen sollte. So kann beispielsweise ein erhöhtes Konkurrenzverhalten wegen des mangelnden persönlichen Kontakts, oder auch Sub-Gruppen entstehen. Oftmals besteht auch wenig Klarheit über die Leitungs- und Verantwortungsfunktion, weshalb die Tendenz zu risikoreichen Entscheidungen geht und ein erhöhtes Konfliktpotenzial besteht. Risiken sind auch die mögliche mangelnde Leistungsbereitschaft und die fehlende Identifikation mit einem Projekt durch die Teammitglieder. Viele fragen sich dann, ob die Projektleitung überhaupt notwendig ist oder wie diese funktioniert. Dabei ist es wichtig, dass eine Führungstechnik gewählt wird, die die Selbständigkeit und Eigenverantwortung der Einzelnen Mitarbeiter betont. Das Prinzip Selbstorganisation und Selbstverantwortung sollte auch in der Delegation von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung angewendet und dadurch eine Vertrauenskultur zwischen Projektleitung und Projektmitglieder geschaffen werden.

Virtuelles Projektteam – Fehler und Erfolgsfaktoren

Häufige Fehler
Die Möglichkeit über Unternehmensgrenzen hinweg in Teams zu arbeiten und zu kommunizieren erleichtert den gesamten Alltag. Ohne Strategie ist das aber kaum zu meistern und dadurch entstehen teils schwerwiegende Fehler. Es gibt mittlerweile enorm viele Kommunikations- und Kollaborations-Tools, die alle die verschiedensten Dinge können. Eine spontane Entscheidung für irgendeine Anwendung ist da definitiv Fehl am Platz, denn dann droht Chaos: ineffiziente Zusammenarbeit und die folgende Frustration sind keine guten Voraussetzungen für den Projekterfolg.

Bei der Entscheidung für die Arbeit in einem virtuellen Team ist es außerdem wichtig, dass die Unternehmensführung hinter dieser Entscheidung steht. Alle Mitarbeiter sollten die Wahl der Zusammenarbeit unterstützen, egal ob im Büro oder im Home-Office. Die Unterstützung des Managements sollte man sich allein aus dem Grund sichern, da Investitionen, wie beispielsweise bessere Technik, neue Programme oder auch Reisekosten, anstehen werden.

Im Anfangsstadium eines Projektes stehen oft viele unbeantwortete Fragen im Raum. Besonders bei den Mitarbeitern, die nur virtuell kommunizieren und sonst auf sich allein gestellt sind. Trainingsmaterialien und eine offene Fragekultur sind daher das A und O, wenn man sich vornimmt, in einem virtuellen Projektteam zu arbeiten.

Erfolgsfaktoren
Damit nicht nur das Projekt funktioniert, für das das virtuelle Projektteam ins Leben gerufen wurde, sondern auch, dass das Projekt virtuelles Team selbst funktionieren kann, gibt es wichtige Dinge zu beachten, die langfristig zum Erfolg führen.
  • Einwandfreie Funktion der technischen Ausstattung
  • Aufstellung klarer Ziele, Regeln und fester Absprachen
  • Ausgeprägte Feedback-Kultur
  • Schaffung einer Vertrauenskultur
  • Selbständige Mitarbeiter, die trotzdem ein ausgeprägtes Verständnis von Teamarbeit haben
  • Regelmäßige Face-to-Face-Meetings
  • Raum für Smalltalk und informellen Austausch abseits der Projektarbeit lassen, eine Grundlage für Teamgefühl schaffen

Wie auch Sie die Zusammenarbeit in virtuellen Projektteams für sich nutzen können, weiß blindwerk – neue Medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen sollten.
Veröffentlicht am: 11.04.2019