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Themen: Kommunikationsprobleme Projekt

Kommunikationsprobleme im Projekt – und 5 Lösungen

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Kommunikationsprobleme im Projekt – Die 5 besten Lösungen

Spannungen, Ärger und Unmut entstehen in Projekten vor allem dann, wenn zwischen den Projektbeteiligten nicht oder falsch kommuniziert wird. Das kann eine falsche Information zum Abgabetermin oder zu den Zuständigkeiten im Projektablauf sein. Manche Rollen im Projekt sind vielleicht noch dazu an Personen ohne passende Kompetenz vergeben worden, was sich meist erst spät abzeichnet. Weitere „kommunikative Baustellen“ ergeben sich durch Machtkämpfe innerhalb des Projekts. blindwerk - neue medien schildert typische Kommunikationsblockaden im Projektmanagement und wie Sie diese lösen können.

“Man kann nicht nicht kommunizieren“ – aber falsche Kommunikation blockiert!

Das Zitat „Man kann nicht nicht kommunizieren“ als einer der Grundsätze von Paul Watzlawick hat für die Kommunikation innerhalb von Projekten seine ganz eigene Bedeutung. Schließlich ist allzu oft jeder Projektteilhaber der Meinung, er habe doch alles bestens gebrieft und komplett erläutert. Die Personen, die zu briefen waren, würden dieser Aussage vielleicht ebenso oft widersprechen. Nicht umsonst stellt die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) als eine der größten Hürden für erfolgreiche Projekte „schlechte Kommunikation“ heraus. Die weiteren Fallstricke sind „unklare Ziele“ und „interne Kompetenzstreitigkeiten“ – die durchaus in einzelnen Fällen auf fehlender oder mangelhafter Kommunikation entstehen können.

Das Projekt stockt – was Sie jetzt nicht tun sollten

Klassische Techniken zur Motivation oder andersartige Projektmanagementmethoden, die mit den Rollen und Personen im Projekt zu tun haben, helfen an dieser Stelle nicht. Wenn Sie nun etwa Controlling ansetzen oder ursprüngliche Fehler im Projektplan beheben zu wollen, verärgern Sie die verhärteten Fronten innerhalb der Projektteilnehmer meist noch mehr.
Kommunikationsprobleme sind auch immer persönliche Probleme; denn jeder Mensch kommuniziert anders und versteht infolgedessen auch Anweisungen anders. Klare Kommunikation im Projekt von Beginn an wäre natürlich die Idealsituation. Aber dieser Punkt ist oft bereits überschritten, wenn es darum geht, wie vorhandene Kommunikationsprobleme im Projekt gelöst werden können.

Lösungsansätze bei Problemen mit der Kommunikation im Projekt

Ansatz 1: Schonungslose Bestandsaufnahme

In einer perfekten Welt steuert das Schiff des Projektes auf Wellen von Inspiration und Motivation. Die harte Realität sieht oft anders aus: Wut und Frustration sind selbstverständlich kein guter Antrieb für ein Projekt. Die Emotionen kochen hoch und die Nerven liegen blank. Eine Aussprache muss her, sie sollte sachlich, aber umfassend geführt werden.
Um alle Punkte aufzulisten und jeden Teilnehmer zu hören, schreiben alle am Projekt beteiligten Personen ihre Kritikpunkte auf Zettel. Diese Zettel werden an einer Wand gesammelt, sie können in diesem Schritt auch schon nach ihrer Wichtigkeit für den Erfolg des Projektes sortiert werden. Jeder Verfasser kann zu seinem Ärgernis etwas sagen, um sich Luft zu machen. Jedoch dürfen diese Aussagen keine Vorwürfe enthalten, sondern müssen sachlich und fachlich bleiben.
Übrigens: Zu wenig Kommunikation im Projekt findet häufiger statt als man meinen sollte. Wie wäre es also mit einem lockeren Statusmeeting jede Woche? Hier können nicht nur zum Beispiel die Phasen Ihres Webprojekts besprochen werden, sondern auch die sozialen und zwischenmenschlichen Befindlichkeiten im Team bekommen Raum.

Ansatz 2: Perfektionistische Anforderungen dekonstruieren

In vielen Fällen, in denen die Projektbeteiligten über schlechte Kommunikation klagen, sind die Ziele und Anforderungen eines Projektes unklar oder, noch schlimmer, nicht erreichbar. Um das eine vom anderen zu unterscheiden und Licht ins Dunkel des Projektauftrages zu bringen, dekonstruieren Sie diesen gemeinsam als Projektteam. Ob die Forderungen sich als utopisch erweisen, oder bei Zerlegung des Auftrages plötzlich deutlich wird, dass alle Bestandteile des Teams auch alle Anteile des Projekts erledigen können – das wird durch diese Methode deutlich. Zur Auflockerung können Sie das Szenario am Whiteboard auch mit der sogenannten eierlegenden Wollmilchsau darstellen – dem Sinnbild für ein Nonplusultra. 

Ansatz 3: Wer hat eigentlich den Hut auf?

Das kennen alle Projektmanager und Projektmitstreiter in irgendeiner Form: Rollenzuweisungen über Projektmanagementtools, Excel-Tabellen oder Scrum-Boards. (Lesen Sie zu agilem Projektmanagement, in welcher Weise Scrum oder Kanban auch Ihre Webprojekte revolutionieren kann.) Doch ein Name ist schnell neben eine Aufgabe gesetzt, werden diese Rollen denn im Projekt auch tatsächlich so gelebt? Verschiedenfarbige Papierhüte in den Farben können helfen, dem gesamten Team den Spiegel vorzuhalten. Ist der Projektleiter wirklich ein Anführer oder eher ein Arbeiter? Gibt es Arbeiter, die sich dazu verleiten lassen, die Führung an sich zu reißen? Diese manchmal unbequemen Wahrheiten kristallisieren sich gut bei solch einer Gruppenübung heraus. Danach ist es an den Mitarbeitern des Projekts selbst, ihre Rolle zu überdenken und gegebenenfalls anzupassen.

Ansatz 4: Wann Eskalation das Mittel der Wahl ist

Besonders verfahren ist die Kommunikation im Projekt, wenn nur noch über den Vorgesetzten miteinander gesprochen wird. Oder der Vorgesetzte bei allen Mails mit in CC: genommen wird, um interne Grabenkämpfe auszutragen. Das Einbeziehen der nächsthöheren oder noch höheren Führungsebene soll meistens Folgendes erreichen: Druckmittel sein gegen den Kollegen und gleichzeitig den Kollegen bloßstellen. In diesem Fall spricht man von einer unangemessenen Eskalation, die sehr oft nur noch extern zu lösen ist.
Eine angemessene Eskalation ist hingegen, wenn die Führungsebene über Faktoren entscheiden muss, die dem Projekt intern zugrunde liegen. Das können Personal-, Budget- oder Zeitfragen sein. Um keinen Stillstand im Projekt zu riskieren, muss darauf von höherer Ebene sachdienlich reagiert werden.

Ansatz 5: Die Kritische Masse nutzen

Für den Fall, dass Probleme direkt angepackt werden sollen, eignet sich das Pareto-Prinzip. Diese Theorie geht davon aus, dass 80 Prozent aller Probleme aus nur 20 Prozent der möglichen Ursachen entstehen. Demnach müssen nur diese 20 Prozent der Ursachen beseitigt werden. Allerdings müssen diese besagten Probleme auch ausfindig gemacht werden, um sie daraufhin zu analysieren. Das Pareto-Prinzip entspringt dem Prinzip der kritischen Masse und zielt nicht auf eine hundertprozentige Lösung ab: Wenige Mittel sollen viel Wirkung erzeugen.

Auch im Projekt ist Vorsorge ist besser als Nachsicht

Sollten Sie ein Projekt in Angriff nehmen und Kommunikationsprobleme von Vorneherein vermeiden wollen, setzen Sie vor allem auf ein stringentes Risikomanagement. Das Einkalkulieren von Risiken sichert den Projektablauf ab. Bei allen Fragen rund ums Projektmanagement – vom Projektauftrag bis zum erfolgreichen Projektabschluss – beraten wir Sie gerne. Kontaktieren blindwerk - neue medien für ein Erstgespräch.

Veröffentlicht am: 12.04.2018

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