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Themen: Lastenheft, Pflichtenheft

Pflichtenheft: So definieren Sie Ziele für Ihr erfolgreiches Webprojekt!

Lastenheft und Pflichtenheft WebprojektLastenheft und Pflichtenheft: Grundlage für die Zusammenarbeit

Oftmals äußern Kunden ihre Wünsche und sind sich dabei noch sicher, was Sie eigentlich genau wollen. In diesem Blogbeitrag soll es darum gehen, warum jeder Unternehmer ein Pflichtenheft und ein Lastenheft benötigt und was der Unterschied ist. 

Was will der Kunde

Zunächst einmal sollte ein Pflichtenheft immer konkret beschreiben, wie der Auftragnehmer vor hat, die Anforderungen des Auftraggebers zu lösen. Hier wird also festgehalten, wie Problemstellungen und Wünsche angegangen werden sollen und womit. Der Kunde beschreibt vorher im Lastenheft möglichst präzise seine Anforderungen in einem Anforderungskatalog – hier steht, was der Kunde haben möchte. Sobald der Auftraggeber das Pflichtenheft akzeptiert, sollte die Umsetzungsarbeit beginnen.

Kundenwünsche können sehr umfangreich sein, oftmals werden sie zunächst nur verbal in einem Kickoff-Meeting geäußert. Dieser Punkt ist allerdings nicht zu vernachlässigen; denn der Austausch von Anforderungen kann bei einer falschen Vorgehensweise fatal enden: Nacharbeiten oder Nachbesserungen können die Projektlaufzeit verdoppeln oder verschieben und somit andere Projekte gefährden, indem wichtige Personalressourcen bei anderen Projekten nicht zum Einsatz kommen können.

Größere Projekte besser stemmen mit einem Pflichtenheft

Das Szenario lässt sich gut mit einem anderen Beispiel verdeutlichen: Der Kunde beschreibt ein Haus mit allen gewünschten Extras. Der Architekt hinterfragt im ersten Gespräch die geäußerten Wünsche und in seiner Vorstellung entsteht das Bild eines mehrstöckigen Gebäudes. Der Auftragnehmer „baut“ dieses Haus und übergibt dem Auftraggeber die Schlüssel. Der Kunde hat sich jedoch ein Bungalow erhofft und ist fest der Meinung, diesen Wunsch dem Auftragnehmer auch deutlich klar gemacht zu haben. Die Vorstellungen wurden zwar kommuniziert, jedoch weicht der Lösungsansatz stark voneinander ab. Das Resultat ist Unzufriedenheit auf beiden Seiten.

Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Beispiele mit ähnlicher Problematik. Allerdings haben jedoch alle gemeinsam, dass die Möglichkeit besteht, durch relativ simple Tools solchen Missverständnissen vorzubeugen. Ein Lastenheft und ein anschließendes Pflichtenheft bieten sowohl dem Auftraggeber, als auch dem Auftragnehmer eine wichtige Grundlage für die weitere Zusammenarbeit. Deswegen ist „Lastenheft“ keinesfalls ein Synonym für „Pflichtenheft“. Aber sehen wir uns an, wo die Unterschiede liegen.

Lastenheft: Die Wünsche des Auftraggebers

Die Anforderungen des Auftragnehmers werden in einem Dokument beschrieben. Der Vorteil: Der Auftraggeber ist selbst mit der Aufgabe konfrontiert, sich umfangreiche Gedanken zum Projekt zu machen. Durch ein strukturiertes Dokument entsteht somit ein Anforderungskatalog, ein Soll-Konzept. Als Leitfaden sollte das Lastenheft folgende Punkte beinhalten:

• Was ist der aktuelle Ist-Zustand? Wo soll das Gesamtvorhaben ansetzen und welche Voraussetzungen sind gegeben?
• Was ist der gewünschte Soll-Zustand? Hier wird die Zielsetzungen des Gesamtvorhabens beschrieben. Was soll das Produkt oder Projekt zum Abschluss beinhalten?
• Definition von Zuständigkeiten und Kompetenzorientierung: Wer ist in dem Projekt für was zuständig und wo treffen diese Zuständigkeiten aufeinander? Wer sollte sich mit wem koordinieren?
• Was sind die funktionalen Anforderungen? Was soll das Produkt am Schluss funktional beherrschen?
• Welche Anforderungen gibt es im Nicht-Funktionalen? Hier geht es zum Beispiel um Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Usability etc.

Ein weiterer Vorteil für den Auftraggeber: Das Lastenheft erleichtert es ihm, vergleichbare Angebote verschiedener Anbieter einzuholen, da jeder potentielle Auftragnehmer das Lastenheft als die selbe Grundlage für ein Angebot hat. Je nach Formulierung der Auftragnehmer können hie runterschiedliche Ergebnisse entstehen. Zum Beispiel hat ein Anbieter eine andere Frage gestellt, vielleicht wurden auch verschiedene Antworten bei den einzelnen Anbietern geliefert. Das Lastenheft sichert eine einheitliche Informationsgrundlage.

Pflichtenheft: Der Plan des Arbeitnehmers

Das Lastenheft ist für den Auftragnehmer die Grundlage, um ein Pflichtenheft zu erstellen. Das Pflichtenheft beschreibt, wie und womit der Auftragnehmer das Gesamtprojekt umsetzen wird. Es stellt in Verbindung mit einem Angebot die vertragliche Grundlage der zu erfüllenden Leistungen dar. Daher ist es essenziell, eine gründliche Ausformulierung von Zielen und auch nicht gewünschten Zielen durchzuführen.

Ziele, als positive Abgrenzungen, beantworten die Frage: Was wird das Produkt oder Projekt können. Sie stehen hier den negativen Abgrenzungen (Nicht-Zielen) gegenüber, also der Frage, was das Projekt nicht können wird. Für die Erfüllung der Leistungen sind beide gleichermaßen wichtig. Nur durch Formulierung dieser beiden Aspekte sind klare Aussagen über die Erfüllung der Leistungen zu treffen und eine spätere Produktabnahme diskussionsfrei durchzuführen. Ein nicht unwesentlicher Punkt für beide Seiten.

Gemeinsam zum Erfolg: Lastenheft und Pflichtenheft

Für viele Kunden ist die Erhebung der Anforderungen eine nicht ganz triviale Aufgabe. Bei diesem Schritt kann der Kunde durch einen Workshop und Beratungsgespräche unterstützt werden. In der tatsächlichen Praxis ist die Grenze zwischen Lastenheft und Pflichtenheft meist als fließender Übergang zwischen den beiden Dokumenten zu sehen. Jedenfalls gilt es, genügend Zeit in die sorgfältige Erstellung eines Pflichtenhefts zu investieren, da im Normalfall einerseits die komplette Projektdurchführung mit vordefinierten Zielen gut vorangetrieben, und andererseits zu Projektende die Projektabnahme deutlich unterstützt wird.

 

Veröffentlicht am: 21.02.2017

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