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Themen: Digitalprojekt

Projektablauf: So funktioniert Ihr Digitalprojekt

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Das Projektmanagement ist tot - lang lebe das Projektmanagement!

Disruption, Digitalisierung, Veränderungsprozesse - längst wird vollständig anders gearbeitet als noch vor 10 oder 5 Jahren. Flache Hierarchien und flexible Meeting-Kultur, da sieht klassisches Projektmanagement doch schon recht alt und verstaubt aus. Agile Prozesse, die Vorgänge und Projektabläufe dynamisch gestalten und von allen Beteiligten Flexibilität fordern, aber sie auch schaffen, sind die Methoden der Wahl. Die Global Player wie Facebook und Google setzen schon geraume Zeit auf Tools wie Scrum, und in diesem Blogbeitrag auf blindwerk - neue medien finden Sie heraus, ob ein agiles Projektmanagement auch etwas für Ihren Betrieb sein könnte.

Das Digitalprojekt in einer digitalisierten Welt

Der Weg zum Erfolg im heutigen Digitalprojekt führt nicht mehr über die althergebrachten Strukturen und Vorgänge des Projektmanagements wie es in den 1980er Jahren noch weit verbreitet war. Agile Managementwerkzeuge sind beispielsweise die Kanban-Methode oder Scrum. Sie beinhalten vollständige Flexibilität und kontinuierliches Testing.

Das Digitalprojekt - Exkurs: Scrum

Höchste Flexibilität aber genau definiertes Vorgehen verlangt die Scrum-Methode im Projektmanagement von ihren Anwendern. Die wichtigsten Schritte bei Scrum lauten:

1. Sprint (Zeiteinheit Arbeitsperiode)
2. Planning (To-Dos)
3. Estimating (Dauer einzelner Aufgaben)
4. Dailys (Stand-up Meeting, täglich, max. 15 Minuten für die Tagesplanung)
5. Reviews (Ergebnisauswertung)
6. Retrospektive (Schulterblick auf die geleistete Teamarbeit)

Die exakt definierte Verteilung der Rollen im Digitalprojekt ist ebenso wichtig wie die Einhaltung der Phasen und ihrer Begrifflichkeiten. Sechs bis zehn Personen bilden ein Team, der Scrum-Master leitet es. Projektleiter, Coach, Moderator und Mentor - all diese Funktionen vereint der Scrum-Master, er ist die erste Instanz für alle Beteiligten im Team. Der Product-Owner hingegen ist im Digitalprojekt die Schnittstelle zum Kunden und vertritt dessen Wünsche. So ist der Kunde nicht in das Projektmanagement involviert. Die technische Umsetzung des Digitalprojekts oder jeglichen Projektes nach Scrum erledigen auch hier die Entwickler.

Das Digitalprojekt - Exkurs: Kanban

1. Darauf sind auch vermerkt: konkrete Deadline, Name des Mitarbeiters.
2. Die Post-its werden nach Projektstatus sortiert.
3. Die Haftnotizen werden Spalten zugeordnet, die folgende Projektschritte anzeigen:
- Eingang
- Auftragsklärung
- in Bearbeitung
- Testing
- Qualitätssicherung
- Erledigt
4. Ist ein Projekt kurzfristig fällig, eventuell sogar am selben Tag, kommt es auf die Fastlane. Auf dieser Überholspur wird es priorisiert abgewickelt.
5. Sind die erledigten To-Dos in die passende Spalte verschoben worden, kann analysiert werden, wie effizient und ergebnisorientiert gearbeitet wurde.

Die Vorteile dieser Steuerungsmethode für ein Digitalprojekt liegen auf der Hand: Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und etwaige Behinderungen sind auf einen Blick erkennbar. Auch sieht man sofort, was bereits erledigt wurde, und welche Aufgaben im Verzug sind. Dieses sogenannte Kanban-Board ist ein klar strukturiertes Tool, das kleine Aufgaben und große Projekte meistert.

Digitalprojekte - flexibel und agil

Die oben aufgezeigten Methoden fördern die Arbeit im Team und liefern ein erfolgreiches Digitalprojekt, solange die Operative auch dazu fähig ist, das Digitalprojekt in dieser Form abzuwickeln ("readiness"). Konsequente und transparente Abstimmung untereinander und laufende Kommunikation bedingen die dynamischen Abläufe und die kurzfristig definierten Ziele. 

Wie das Digitalprojekt gelingt

Das Digitalprojekt - Die Akteure

Die Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein.  Auf diesem Grundpfeiler steht das Digitalprojekt - und damit fällt es auch. Nur wenn Rollen eindeutig verteilt, geklärt und anerkannt sind, führt ein agiles Projektmanagement auch zum Erfolg. Im Team selbst muss offen kommuniziert werden, damit Hürden identifiziert und aus dem Weg geräumt werden können.

Das Digitalprojekt - Das Timing

Fangen Sie frühzeitig mit der Planung an. Das mag völlig logisch klingen, aber viele agile Projekte scheitern daran, dass sie nicht rechtzeitig begonnen worden sind. Auch Digitalprojekte sollten stets ein klar definiertes Projektziel haben. Aufgeschlüsselt in einzelne Teilschritte und Aufgaben, verfolgen Sie im Team das klar formulierte Ziel Ihres Projektes. Haben Sie langfristig und vorausschauend geplant, minimieren Sie die Fallstricke und können alternative Wege zum Ziel skizzieren.

Das Digitalprojekt - Das Konzept

Jedes Ziel im Digitalprojekt benötigt die Definition der Ziele und ob und in welcher Form diese von den Verantwortlichen umgesetzt werden können. Ein erfolgreiches Konzept ist so formuliert, dass alle Beteiligten leistungsfähig, schnell, dynamisch und produktiv arbeiten können.

Das Digitalprojekt - Das Monitoring

Egal ob Kanban, Scrum oder klassisches Projektmanagement - während das Digitalprojekt in vollem Gange ist, sollten Sie die Teilziele fest im Blick haben. Sind diese erreicht, schaffen Sie Aufmerksamkeit im Team dafür. Reviews oder Schulungen sind ein Weg, den Beteiligten den Status Quo und die Fortschritte des Projektes aufzuzeigen. Das fördert auch die Motivation und das Commitment der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite, kommunizieren auch deutlich, welche Risiken im Projekt noch lauern und erarbeiten Sie Pläne, wie Sie diesen begegnen. 

Das agile Digitalprojekt - Fazit

Klarheit und Transparenz sind elementare Bestandteile jedes Projektmanagements. Ist der Aufwand, sowohl zeitlich als auch bezüglich der Kompetenzen nicht klar definiert, stellen Sie sich selbst ein Bein in der Projektabwicklung. Schätzen Sie Herausforderungen falsch ein, leidet intern das ganze Team und schlimmstenfalls am Ende extern das Ergebnis des Projektes. Wenn alle Mitglieder des Teams aber von Anfang transparent wissen, was sie wann im Prozessablauf zu leisten haben, werden Erwartungen auf allen Seiten seltener enttäuscht. Das Wichtigste zum Schluss: Agil managen bedeutet, nicht den 08/15-Projektplan einzusetzen! Entwickeln Sie für jedes neue Digitalprojekt einen neuen individuellen Prozess, und Sie bleiben agil.

Veröffentlicht am: 22.02.2018

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