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Themen: projektmanagement, Digitalprojekt

Projektmeeting effizient gestalten – Tipps für mehr Effizienz

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Wie kann ich Projektmeetings effizient gestalten?

Langweilig, zeitraubend, unproduktiv – Projektmeetings haben sowohl bei Führungskräften als auch Mitarbeiter einen schlechten Ruf. Die Mehrheit empfinden diese als Zeitfresser, die von der eigentlichen Umsetzungsarbeit abhalten. Gleichzeitig ist Projektleitern daran gelegen Projekte zeitsparend umzusetzen. Lange und schlecht vorbereitete Besprechungen steigern die Unzufriedenheit von Mitarbeitern und senken die Produktivität.

Projektmeetings sind innerhalb des Projektmanagements essenziell. Diese aufgrund ihrer Ineffektivität ganz zu streichen, ist der falsche Weg. Projekte lassen sich ausschließlich dann erfolgreich planen und umsetzen, wenn sich alle Teammitglieder untereinander austauschen. Kommunikation nimmt im Projektmanagement eine bedeutende Rolle ein. Dadurch bleiben alle Projektbeteiligte auf dem neuesten Stand und das weitere Vorgehen kann besprochen werden. Nicht zuletzt lassen sich in Projektmeetings Lösungen für Probleme erarbeiten und die Umsetzung kontrollieren. Grund genug, weiterhin als Projektleiter Meetings einzuberufen. Doch wie lassen sich Projektmeetings effizient gestalten?

Die richtige Vorbereitung von Projektmeetings

Ein effektives Projektmeetings muss richtig vorbereitet werden. Überlegen Sie sich zunächst, welches Ziel Sie mit dem Projektmeeting verfolgen. Überlegen Sie auch, wen Sie im Meeting benötigen. Laden Sie daher nur die Teilnehmer zum Meeting ein, die wirklich erforderlich sind.

Falls einige Tagesordnungspunkte nicht für alle Eingeladenen relevant sind, lässt sich das Projektmeeting zweiteilen. Besprechen Sie im ersten Teil die Themen, die alle betreffen. Im zweiten Teil bleiben nur diejenigen im Besprechungsraum, die wirklich dabei sein müssen. Diese Maßnahme trägt wesentlich zur Effizienz und Zufriedenheit von allen Beteiligten bei.

Beim Versenden der Einladungen informieren Sie am besten die Teilnehmer, was diese für das Meeting vorbereiten sollen. Dies garantiert, dass alle Teilnehmer optimal vorbereitet sind und das Meeting zeitsparend abläuft.

Agenda vorab festlegen

Vor jedem Projektmeeting sollte der Projektleiter eine Agenda erstellen. In dieser legen Sie präzise fest, welche Themen im Meeting besprochen werden. Diese Agenda gibt den genauen Ablauf der Besprechung vor. Dieser inhaltliche Rahmen ist für ein zeitsparenden Projektmeeting wichtig.

Für ein gelungenes Meeting stimmen Sie die Agenda mit allen Beteiligten ab. Auf diese Weise haben alle Meeting-Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Belange zu ergänzen und im Meeting zu besprechen. Stehen alle Agenda-Punkte final fest, schicken Sie mit Ihrer Einladung zum Projektmeeting die fertige Agenda allen Teilnehmern zu. Dadurch weiß jeder Teilnehmer, welche Punkte besprochen werden und kann sich entsprechend vorbereiten.

Protokollführer bestimmen

Zur optimalen Vorbereitung für das Projektmeeting zählt zudem, dass ein Protokollführer bereits im Vorfeld bestimmt wird. Dieser protokolliert Beschlüsse und hält konkrete Aufgaben fest. Entweder führt immer dieselbe Person Protokoll oder die Person wechselt im rollierenden Verfahren.

Der Protokollführer sendet das erstellte Protokoll im Nachgang an alle Teilnehmer des Meetings. Idealerweise werden alle Protokolle zentral abgelegt, sodass jeder darauf zugreifen kann.

Besprechungsraum vorbereiten

Damit sich das Meeting in Ruhe abhalten lässt, ist ein entsprechender Besprechungsraum zu reservieren. Sie benötigen einen Beamer, ein Flipchart oder Stifte? Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Hilfsmittel bereitstehen und funktionieren. Testen Sie daher unbedingt im Voraus, ob der Beamer funktioniert.

 

Moderation durch den Projektleiter

Bestimmen Sie noch vor Beginn einen Moderator des Meetings. Sie können sich entweder selbst als Moderator aufstellen oder einen anderen Beteiligten bestimmen. In der Regel übernimmt der Projektleiter die Moderation von Projektmeetings. Dessen Aufgaben innerhalb der Besprechung sind sehr vielfältig. Zum einen eröffnet der Moderator das Meeting und stellt die Agenda vor. Zum anderen ist er für die Einhaltung des inhaltlichen und zeitlichen Rahmens verantwortlich.

Der Moderator stellt sicher, dass die Agenda eingehalten wird und bei Themen-Abweichungen, die Aufmerksamkeit wieder zurück auf die Agenda gelenkt wird. Sind bestimmte Punkte zu klären, die nicht auf der Agenda stehen, lassen sich diese notieren und im nächsten Projektmeeting besprechen.

In den Aufgabenbereich des Moderators fällt zudem, dass jedes Teammitglied zu Wort kommt und bei längeren Meetings Pausen durchgeführt werden. Im besten Fall sind die Pausen bereits in der Agenda aufgeführt, sodass der Moderator lediglich dessen Einhaltung sicherstellt. Dauert eine Besprechung weniger als 90 Minuten ist in der Regel keine Pause erforderlich. Bei längeren Besprechungen sind Pausen allerdings sinnvoll, damit Teammitglieder neue Energie tanken können.

Weiterhin achtet der Moderator auf das Einhalten der Meeting-Regeln. Am Ende des Projektmeetings fasst der Moderator die Ergebnisse und die vereinbarten Aufgaben zusammen.

 

Zeitsparende Durchführung von Projektmeetings

Für die effiziente Gestaltung von Projektleitermeetings ist das Zusammenspiel von mehreren Faktoren erforderlich. Mit diesen lassen sich Besprechungen nicht nur zeitsparender, sondern auch erfolgreicher durchführen.

Zeitrahmen festlegen

Legen Sie für das Projektmeeting unbedingt einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran. Starten Sie auch dann pünktlich mit dem Meeting, wenn noch nicht alle Teammitglieder anwesend sind. Da alle abgearbeiteten Agenda-Punkte dokumentiert werden, erhalten Zuspätkommer im Nachgang alle relevanten Informationen.

Sind Pausen für das Projektmeeting vorgesehen, sind diese ebenfalls strikt einzuhalten. Auf diese Weise bleiben alle Beteiligten zufrieden und motiviert. Das Projektmeeting sollte zum vorgegebenen Zeitpunkt beendet werden. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass wirklich nur die Punkte besprochen werden, die auf der Agenda stehen. Der Moderator sollte versuchen, Abschweifungen vom Thema oder nicht zielführende Diskussionen zu unterbinden.

Regeln definieren

Ein hilfreiches Mittel für effizientere Projektmeetings sind klare Regeln. Alle Mitarbeiter sollten diese Regeln kennen. Wenn die Meeting-Regeln nicht bekannt sind, sollte diese mit der Einladung versendet werden. Die Regel klären die wichtigen Grundsätze, die während allen Besprechungen gelten. Regeln können beispielsweise sein:

  • Pünktlich zum Meeting erscheinen
  • Smartphone- und Laptop-Verbot, sofern diese für das Projektmeeting nicht benötigt werden
  • Jeder darf ausreden, ohne von jemand anderem unterbrochen zu werden
  • Alle bereiten sich auf das Projektmeeting vor

Für die Einhaltung der festgelegten Regeln ist der Moderator zuständig. Verstößt jemand gegen einer dieser Regeln, kann darauf aufmerksam gemacht werden. Am besten schreiben Sie alle Regeln auf ein großes Plakat und hängen es im Besprechungsraum auf. Dies garantiert, dass jeder die Regeln im Blick hat und der Moderator kann darauf verweisen.

Projektmeeting mal anders: Stehen statt sitzen

Besonders zeitsparend lassen sich Projektmeetings abhalten, indem diese im Stehen statt im Sitzen durchgeführt werden. Zum einen lässt es sich im Stehen meist besser denken als im Sitzen und zum anderen verlaufen Besprechungen wesentlich dynamischer ab. Gleichzeitig macht Stehen wach und die Teilnehmer sind weniger anfällig für Müdigkeit. Hinzu kommt: Stehen ist wesentlich „ungemütlicher“ statt sitzen, daher sind alle Beteiligten an ein schnelles vorankommen gelegen.

 

Fazit

Von der richtigen Vorbereitung, über die Bestimmung eines Moderators bis zur Definition von Regeln. Dank gezielter Maßnahmen lassen sich Projektmeetings effizient gestalten. Erfolgreich geführte Meetings helfen dabei Meilensteine zu erreichen und das Projekt erfolgreich abzuschließen. Prüfen Sie allerdings von Zeit zu Zeit, ob das Meeting wirklich erforderlich ist oder sich die Unklarheiten per Mail schneller klären lassen.

Damit alle Beteiligten zufrieden und motiviert bleiben, holen Sie sich am besten Feedback ein. Fragen Sie Ihre Kollegen, was sie gut fanden und was sie sich für die nächsten Projektmeetings wünschen. Dadurch lassen sich Meetings nach und nach verbessern und zeitsparender gestalten. Behalten Sie jedoch im Hinterkopf, dass jedes Unternehmen und jedes Team anders funktioniert. Daher lassen sich nicht alle Maßnahmen eins zu eins auf jedes Unternehmen und Team anwenden. Daher ist zunächst auszuprobieren, welche Maßnahmen zur effizienteren Gestaltung von Projektmeeting zielführend sind und, welche nicht.

Da es nicht immer leicht ist Digital-Entscheidungen zu treffen, unterstützen wir Sie gerne. In einem ersten Gespräch erzählen Sie etwas zu Ihrem Projekt und wir schauen, wo wir Sie unterstützen können.

Veröffentlicht am: 25.10.2018

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