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Themen: Projektmanagement, Webprojekte

Planung ist die halbe Miete - auch die Projektplanung

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Wie man Projekte erfolgreich plant

Eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements: die Projektplanung. Diese ist in den meisten Fällen der Schritt nach der Projektdefinition und bereitet die Projektdurchführung vor. Nichtsdestotrotz ist die Projektplanung etwas, dass das gesamte Projektmanagement begleitet, da man schließlich auf Planabweichungen mit Um- oder Neuplanungen reagieren muss. Doch auch wenn man viel Energie und Einsatz in die Projektplanung investiert hat, ist das noch kein Garant dafür, dass die Projekte gelingen. Denn oft ist es so, dass Projekte trotz guter und professioneller Planung scheitern. Schließlich sind Projekte immer eine Abweichung von der Routine und für viele Beteiligte völliges Neuland. Ohne Planung im Vorfeld explodieren sowohl Zeit- als auch Budgetbedarf: das Projekt scheitert.


Die Projektplanung – aber warum eigentlich?

Einfach mal drauf los – das geht bei Projekten, die mehr als eine Hand voll Arbeitsschritte benötigen und in die mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen involviert sind, leider nicht. Mit steigender Komplexität verliert man den Überblick schnell und es werden eventuell auch Teilaufgaben vergessen. Das Hauptziel dabei ist es, das Projekt zeit- und budgetgerecht umzusetzen. Projektplanung bedeutet in diesem Sinne also:

  • Überblick behalten
  • Aufgabenrahmen zuordnen
  • Definition eines zeitlichen Ablaufs
  • Zielführendes Arbeiten

Im Vorfeld muss natürlich genauestens mit dem Kunden – bei internen Projekten mit dem zuständigen Abteilungsleiter oder Geschäftsführer – das Ziel des Projektes definiert werden, um zu wissen, wo das Projekt hinführen soll.

Erfolgreich Projekte planen

Zwar ist der Aufwand für die Projektleiter durch die Projektplanung am Anfang höher, während des Projektverlaufs wird das Risiko von Diskussionen, Problemen oder Verlusten dadurch aber geringer: Man spart sich Zeit und Nerven. Der richtige Weg bei der Projektplanung ist der Mittelweg. Ein Projekt sollte geplant, jedoch nicht überplant werden, sodass sowohl Stabilität aber auch Flexibilität gewährleistet sind. Schließlich können Änderungen während eines Projektes immer auftreten. Insgesamt sind für eine professionelle Planung einige Schritte notwendig, dass man sich zum Schluss sicher sein kann, dass auch nichts schief geht.


Projektplanung: die Projektauftragsklärung

Gleich zu Beginn die Weisheit Nummer eins, die eigentlich selbstverständlich ist: kein Projekt ohne Auftrag starten. Darin werden Ziele, Ressourcen und Zeitraum festgehalten.

  1. Projektdefinition: Ist mein Vorhaben ein Projekt, also zeitlich befristet, innovativ, risikobehaftet, sehr komplex und garantiert keine langfristige Routineaufgabe?
  2. Projektauftrag: Dieser ist das wichtigste Dokument für den Projektstart, schließlich haben sich damit beide Seiten dazu verpflichtet, das Projekt in den vorgegebenen Rahmenbedingungen zum Ziel zu führen. Darin enthalten müssen sein: Projektbezeichnung, Ziele und Nicht-Ziele, Start- und Endtermin, Hauptaufgaben, das Projektteam sowie die Unterschrift von Projektauftraggeber und Projektleiter und namentliche Nennung beider Seiten
  3. Projektorganisation: diese ist das Organigramm eines Projektes und bildet eine Hierarchie im Projekt ab. Darin inbegriffen sind alle direkt beteiligten Mitglieder des Projektteams, jedoch nicht diejenigen, die nur passiv mitarbeiten oder nur vom Projekt betroffen sind.

Projektplanung: die Grobplanung

Wie die Projektpläne erstellt werden, hängt generell von der Komplexität des Projektes ab. Für kleinere Projekte können daher vom Projektmanager beinahe selbst die Pläne erstellt werden, dann ist nur noch eine Abschlussdiskussion und die Freigabe des Auftraggebers und des Projektteams erforderlich.

  1. Projektstrukturplan: Projekt in Arbeitspakete bzw. Teilaufgaben zerlegen
  2. Ressourcenplan: Zeitmanagement – wer kann wie viel Zeit aufbringen?
  3. Kostenplan: Abschätzung der Kosten und Kapazitäten
  4. Meilensteinplan: Projektteilergebnisse definieren und terminieren
  5. Risikoplanung: Mögliche Risiken abschätzen und die Planung entsprechend anpassen
  6. Projekthandbuch: Dokumentations- und Informationsfluss sicherstellen

Projektplanung: die Feinplanung

Nach der Grobplanung müssen alle erstellten Pläne feiner definiert werden. Ziel ist es dabei, dass alle Projektmitglieder am Ende wissen, welcher Beitrag zur Erreichung des Ziels zu leisten ist. Zudem werden die internen Rahmenbedingungen festgelegt, damit die Zusammenarbeit reibungslos, effizient und angenehm von Statten gehen kann.

  • Beschreibung der Arbeitspakete: Detaillierte Planung der Aktivitäten
  • Kritischer Pfad: Abhängigkeiten im Projekt sichtbar machen
  • Kapazitätenplan: Dauer und Kapazitäten ermitteln und festlegen
  • Kommunikationsplan: Definition der Abstimmung

Projektplanung: Steuerung und Kontrolle

Nachdem das Projekt im Detail geplant wurde, geht es nun an die Steuerung. Controlling bedeutet nicht Kontrolle, sondern Steuerung – das sollte jedem im Projektteam klargemacht werden. Bei den Meetings geht es viel mehr darum, den aufziehenden Problemen gemeinsam entgegenzusteuern.
  1. Statusberichte: Regelmäßige Updates zum Projektfortschritt, um den Überblick zu behalten
  2. Statusmeeting: Zur Behandlung der aktuellen und wichtigen Themen
Wie auch Sie ein Projekt richtig angehen, weiß blindwerk – neue Medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen sollten.
Veröffentlicht am: 02.05.2019