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Themen: Social Media, Projektmanagement

Social Intranet - ein Muss im agilen Projektmanagement

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Agiles Projektmanagement dank Social Intranet!?

Schnelllebiger denn je – das beschreibt die heutige Zeit. Kürzere Innovationszyklen in der Wirtschaft und die ständige Bereithaltung zur Reaktion auf Veränderungen am Markt. Die Menge der Variablen und die Anforderungen an Unternehmen sind größer geworden. Sei es die personalisierte Kundenansprache, die detailliertere Arbeitsteilung oder die Zunahme an unternehmens- und sogar länderübergreifender Projektarbeit. Neue Voraussetzungen und Anforderungen erfordern eine hohe Flexibilität der Unternehmensabläufe: Agilität! Aber nicht nur das Unternehmen muss sich auf neue Rahmenbedingungen einstellen – auch die Mitarbeiter dürfen kein starres Ideal einer perfekten Unternehmensstruktur haben und Veränderungen deswegen nicht akzeptieren. Langfristig planen scheint von gestern zu sein – die Zukunft ist agil!


Was ist ein Social Intranet?

Durch ein Social Intranet soll die interne Zusammenarbeit effizienter und crossfunktionaler werden. Firmenwissen wird über ein firmeninternes Rechnernetz, das nicht öffentlich zugänglich ist – das Intranet – schnell und leicht zugänglich und unterstützt dadurch die Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen. Bei einem Social Intranet steht der soziale Aspekt ebenfalls im Vordergrund. Es dient nicht nur der Information, sondern fördert den Dialog, den Wissensaustausch sowie die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern. Damit wird das klassische Intranet durch Elemente sozialer Netzwerke ergänzt.

Tipps zur Einführung eines Social Intranets

Wenn eine neue Software in einem Unternehmen eingeführt wird, ist das immer ein Großprojekt, da das ganze Unternehmen davon betroffen ist. Damit das ganze künftig reibungsloser ablaufen kann, gibt es einige Tipps, die man befolgen sollte.
  1. Mitarbeiter abholen
    Oft wird die Einführung einer neuen Software gleichgesetzt mit mehr Arbeit. Auch wenn die Digitalisierung in unserem Alltag bereits verankert ist, haben viele Mitarbeiter in traditionellen Unternehmen immer noch Zweifel und sind skeptisch. Da müssen die Führungskräfte ran: den Mitarbeitern muss klar gemacht werden, dass die Arbeit durch ein Social Intranet erleichtert und andere Programme dadurch abgelöst werden.

  2. „Go Live“ ist der Startschuss der Arbeit
    Auch wenn bei vielen Projekten mit dem Livegang das Ende naht, ist dies bein Social Intranet nicht der Fall. Schließlich funktioniert dieses erst effizient, wenn die Mitarbeiter es auch regelmäßig nutzen. Daher muss die Einführung über mehrere Monate begleitet werden. Nur so kann verhindert werden, dass Mitarbeiter in alte Gewohnheiten verfallen und die neuen Möglichkeiten effektiv nutzen.

  3. Ein leichter Einstieg
    Social Intranet legt den Fokus auf den sozialen Aspekt und lebt daher vom Input und dem Engagement der Mitarbeiter. Der Einstieg muss daher nicht nur technisch, sondern auch emotional und psychologisch so einfach wie möglich gehalten werden. Grundregeln im Social Intranet, wie die Wortwahl, der Umgangston, Gruppen, Feedback-Kultur und auch der Name, müssen so beeinflusst werden, dass Mitarbeiter das Social Intranet gerne nutzen und den Mehrwert erkennen.

  4. Community-Gefühl
    Community-Manager, die mithilfe des Social Intranets die interne Kommunikation professionalisieren, sind dafür zuständig, das Intranet zu überwachen und optimieren. Diese müssen von Anfang an das Gefühl vermitteln, dass die Mitarbeiter unterstützt und nicht ausspioniert werden.

Agiles Projektmanagement und Social Intranet

Agiles Projektmanagement steht für Effizienz – daher erhalten agile Konzepte seit Jahren Einzug in die unterschiedlichsten Bereiche. Auch das Social Intranet steht für den Wert der Effizienz: das Zusammenarbeiten unter Mitarbeitern soll schneller und besser funktionieren. Social Intranets sind gute Voraussetzungen für mehr Agilität in Unternehmen und beeinflussen diese im Positiven.

 

Agiles Projektmanagement: Flache Hierarchien

Schwerfällige Planungsprozesse und die langwierige Entscheidungsfindung sollen mithilfe der agilen Methoden abgeschafft werden. Stattdessen sollen teambasierte Abläufe, Feedback-Mechanismen, Selbstorganisation und die Arbeit auf Augenhöhe im Vordergrund stehen. Dazu sind schnelle Rückmeldungen und ein hoher Grad an Interaktion von Nöten: beispielsweise durch ein Social Intranet, durch welches man team- und hierarchieübergreifend sowie schnell kommunizieren kann. Stetiger Austausch mit Kollegen und vernetzte Unternehmensstrukturen können Hürden abbauen und die Kommunikation auf Augenhöhe ermöglichen.

 

Agiles Projektmanagement: Social Skills

Nicht mehr nur die Fachkompetenz spielt heute eine Rolle, auch die sozialen Aspekte gewinnen zunehmend an Bedeutung. Schließlich funktioniert ein Team nicht wegen der Fachkenntnis, sondern schlichtweg dank zwischenmenschlicher Faktoren, wie die Fähigkeit zum Dialog, zur Kooperation und zum Wissensaustausch. Social Skills, die es im agilen Projektmanagement braucht, können durch Plattformen zur Kollaboration gefördert werden. Social Intranet kann Mitarbeiter dabei unterstützen dialogorientierter zu werden. Ein Gruppen-Chat steht beispielsweise für schnelle Absprachen innerhalb der Teams sowie die gegenseitige Unterstützung unter Kollegen. Das stärkt das Teamgefühl, die Zusammenarbeit und den Austausch.

Agiles Projektmanagement: Informationsfluss

Mehr Transparenz, weniger Komplexität: beim agilen Projektmanagement kommt es im Wesentlichen auf den ständigen und offenen Informationsfluss an. Wissen muss unter den agilen Mitarbeitern geteilt werden um einen erheblichen Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen. Social Intranets bieten die Möglichkeit, den Informationsaustausch einfach zu halten. Durch Likes, Shares oder dem reinen Beobachten werden Möglichkeiten zur Interaktion geboten und eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit. In Echtzeit bleiben damit alle Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand und in stetigem Austausch.

Wie auch Sie richtiges agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen betreiben können, weiß blindwerk – neue Medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen sollten.
Veröffentlicht am: 04.07.2019