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Themen: projektmanagement

Warum Phasen im Projektmanagement wichtig sind

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Die unterschiedlichen Phasen des Projektmanagements

blindwerk - neue medien klärt Sie auf,  was einzelne Phasen des Projektmanagements beinhalten und warum sie so wichtig sind.

Was fällt alles unter das Projektmanagement?

Das Projektmanagement darf in keinem Unternehmen fehlen. Nur so können Aufträge erfolgreich und mit langfristiger Wirkung abgeschlossen werden. Unter das Projektmanagement fallen deshalb alle lenkenden Prozesse wie das Überwachen der Vorbereitung, des Ablaufs und auch des Abschlusses des Projekts.

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass alle Schritte während eines Projekts funktionieren und reibungslos verlaufen. Das Ziel eines erfolgreichen Projektmanagements ist das transparente, erfolgreiche Arbeiten, ohne dass Zeit und Kosten aus dem Ruder laufen oder die Qualität der Ergebnisse unter auftretenden Problemen leidet.

Phasen des Projektmanagements

Vorbereitung auf das Projekt

Bereits in der Vorbereitungsphase ist das Projektmanagement wichtig. Diese Phase umfasst die gesamte Zeit, bevor es zu einer schriftlichen Beauftragung kommt. Schließlich sind vorab Meetings mit dem Vertrieb und gemeinsames Brainstorming zum Projekt ebenfalls Teil des folgenden Auftrags. 

In dieser Phase gilt es daher, die Chancen und Risiken des Projekts zu beurteilen und die Grundlagen für einen erfolgreichen Ablauf zu schaffen. Wie ist der Status quo? Was für ein Ziel soll in Zukunft erreicht werden? Was sind mögliche Meilensteine, die für den Kunden ebenfalls von Bedeutung sind. All das muss bereits vor dem Start abgesprochen werden, um Zeit und Kosten bestmöglich zu kalkulieren.

Planung nach Beauftragung des Projekts

Nachdem der Auftrag ins Haus kommt, wird es ernst: Das Projekt steht in den Startlöchern. Vorher hat der Projektleiter alle Hände voll zu tun. Denn die Strategieentwicklung geht in die Endphase, um schnellstmöglich mit dem Start der aktiven Arbeit zu beginnen.

Die Planungsphase des Projektmanagements beinhaltet aber nicht nur das Beenden der Strategieentwicklung, sondern auch die Verteilung der Aufgaben, das Planen von Terminen und die Kostenkalkulation. All das sollte in einem Projektplan festgehalten werden.

Steuerung während des Projekts

Vorbereitung und Planung sind abgeschlossen, nun geht es an das aktive Arbeiten, um das Ziel zu erreichen. Der Projektleiter hat die Aufgabe, die gesamte Umsetzung des Projekts zu überwachen und zu steuern. Dazu zählt auch, Eskalationen zu vermeiden oder zu bewältigen. Eine Eskalation kann dabei verschiedene Formen haben: Der Kunde ist während des Projektablaufs unzufrieden, der Zeit- oder Kostenaufwand läuft aus dem Ruder, so dass gegengesteuert werden muss. Alle Aufgaben die nötig sind, um die zeitlichen und qualitativen Vorgaben zu erfüllen, werden daher vom Projektleiter delegiert und kontrolliert.

Auch die offenen ToDo’s sollte der Projektleiter in jeder Phase des Projektmanagements vor Augen haben. Nur so kann die erfolgreiche Umsetzung gewährleistet werden. Diese Aufgabe beinhaltet auch, den Projektplan immer aktuell zu halten. Denn es ist immer möglich, dass externe Dienstleister nicht rechtzeitig liefern, eine Aufgabe mehr Zeit benötigt oder Freigaben sich verzögern. 

Abschlussphase

Wenn das Projekt sich dem Ende nähert, geht es in die nächste heiße Phase des Projektmanagements: Die Abschlussphase. In dieser Zeit gilt es die Ergebnisse zu dokumentieren und in ansprechenderweise dem Kunden zu übergeben und zu präsentieren. Erfahrungen sollten für zukünftige Aufträge festgehalten werden, um entstandene Probleme oder Fehler zukünftig mit zu bedenken und zu vermeiden. 

Das Ende des Projekts stellt das interne und externe Abschlussmeeting dar. Im externen Abschlussmeeting wird der Kunde mit den Leistungen des Projektteams vertraut gemacht, die Ergebnisse werden besprochen und der Auftrag wird abgeschlossen. Das interne Meeting befasst sich vor allem mit Lerneffekten, die man aus dem Projekt zieht: Wo gab es Probleme? Wurden Zeit und Kosten eingehalten? Ist die Qualität der Ergebnisse zufriedenstellend für Agentur und Kunde?

Unterschiede in den Phasen des Projektmanagements

Die Phasen des Projektmanagements unterscheiden sich von Agentur zu Agentur, von Kunde zu Kunde. In einigen Agenturen durchläuft ein Projekt mehrere Phasen, in anderen weniger. Beispielsweise können Vorbereitung und Planung auch zusammengefasst werden.

Unterschiede gibt es daher genug, auch weil nicht jedes Projekt gleich ist oder nicht jede Agentur über dieselben Kapazitäten verfügt. Dennoch sollte eines immer gegeben sein: Eine Planung, die dem Kunden qualitativ zufriedenstellende Ergebnisse garantiert.

Fazit

Nicht immer ist klar, was Agentur und Kunde voneinander erwarten können, das sorgt häufig für Probleme zwischen Agentur und Kunde. Das kann durch ein transparentes Projektmanagement vermieden werden.

So ist nicht nur das Erreichen des Kundenziels gegeben, sondern auch das Ziel der Agentur: Transparentes, erfolgreiches Arbeiten durch effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen.

Veröffentlicht am: 24.08.2017

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