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Themen: Projekt, projektmanagement, Consulting, Projektcontrolling, zeitmanagement, Tipps Webprojekt, Digitalprojekt

Was tun, wenn die Deadline näher rückt?

was_tun_wenn_die_deadline_naeher_ruecktWas tun, wenn die Deadline näher rückt?

Deadline – wenn die Frist wörtlich genommen wird und das Arbeiten auf Leben und Tod stattfindet. Die meisten Menschen behaupten von sich, dass sie besser arbeiten können, wenn die Deadline in greifbarer Nähe ist. „Das hat ja noch Zeit“ ist vermutlich die beliebteste Antwort auf die Frage, warum etwas noch nicht begonnen wurde. Zwar schlägt sich eine kurz bevorstehende Deadline oft positiv auf die Produktivität aus, jedoch ist das auf Dauer eher eine schlechte Methode, die Arbeit anzugehen. Statt ständigem Stress, könnte man ja auch einfach mal früher anfangen. In Sachen Projektmanagement ist das einfach allerdings plötzlich gar nicht mehr so einfach. Denn wenn viele Leute zusammenarbeiten, kann es oft zu Unvorhergesehenem kommen oder etwas eintreten, dass nicht eingeplant war. Die Deadline sollte zu Beginn des Projektes auf jeden Fall realistisch gesetzt werden.

Alles auf den letzten Drücker

Die Deadline rückt näher aber das Projekt, das es zu bearbeiten gilt, liegt immer noch am selben Platz wie am ersten Tag. Alles auf den letzten Drücker zu machen, ist mittlerweile eine Arbeitsmethode, die bei vielen Menschen angewandt wird. Ganz nach dem Motto „Man leidet solange an Motivationsmangel, bis der Zeitmangel kommt.“ Denn wer alles bis auf den letzten Moment aufschiebt, der arbeitet meist konzentrierter – es gilt schließlich eine Abgabefrist einzuhalten. Denn das Nichteinhalten kann oft unangenehme Folgen mit sich bringen, vor allem dann, wenn es um Projekte für Kunden geht, die auf das Ergebnis warten. Deadlines können aus verschiedenen Gründen zum Verhängnis werden:

  • Falsche Einschätzung der benötigten Zeit
  • Arbeiten ohne Prioritäten bzw. Gespür dafür, was dringend und wichtig ist
  • Perfektionismus: Kleinigkeiten solange optimieren, bis die Zeit für das große Ganze nicht mehr verfügbar ist
  • Ablenkung
  • Mehrere Deadlines gleichzeitig, die alle eingehalten werden müssen

Außerdem ist es immer noch ein Unterschied, ob man sich die Deadlines selbst setzt und deshalb besser abschätzen kann, wann was bis zu welchem Zeitpunkt machbar ist, als wenn die Deadlines von außen kommen und man von äußerem Druck nur noch mehr unter Druck gesetzt wird.

Was man für besseres Zeitmanagement tun kann

Je näher man dem Ziel kommt, desto fokussierter und konzentrierter arbeitet man. Auf Dauer kann das aber zu untragbarem Stress werden, denn natürlich ist es besser konstant konzentriert zu sein und sich ab und an auch mal Pausen gönnen zu können. Zeitmanagement ist das Stichwort. Anstatt Stunden der Prokrastination zu verbringen sollte man lernen, sich den Alltag so einzuteilen, dass man einen bestimmten Teil der Aufgaben erledigt bekommt und trotzdem noch genug Zeit für das hat, was mehr Spaß macht. Denn oft ist es so, dass kurze Auszeiten den stressigen Zeiten zuerst zum Opfer fallen. Um in Zukunft für jede Deadline optimal gewappnet zu sein, gibt es einige Tipps, die Sie befolgen können:

  • Projekte in Meilensteine mit eigenen Deadlines einteilen, um Schritt-für-Schritt voranzukommen
  • Zeit für die wichtigen Projekte blocken und Unwichtigerem eine andere Priorität zuordnen 
  • „Falsche“ Deadlines setzen, um so noch genügend Zeitpuffer bis zu echten Deadline zu haben
  • Deadlines für jeden Mitarbeiter transparent darstellen, damit diese wissen, woran es hängt
  • Sich für eingehaltene Deadlines belohnen und aus diesen etwas machen, worauf man sich freuen kann
  • Respekt vor den Terminen schaffen und Konsequenzen verdeutlichen
  • Deadlines in Verbindung mit spezifischen Tätigkeiten wie einer Präsentation oder Besprechung
  • Probleme mit einkalkulieren oder bei perfektem Projektplan mögliche Probleme erfinden, um mögliche Verzögerungen besser abschätzen zu können

Generell gilt bei Deadlines: „Qualität vor Raserei“. Wenn Sie künftig weniger auf den letzten Drücker machen, profitiert davon auch das Ergebnis Ihrer Arbeit. Und es ist doch immer noch angenehmer, lieber konstant konzentriert zu arbeiten und sich kurze Pausen zu gönnen, als wochenlang nur rumzusitzen und hektisch alles auf einmal erledigen zu müssen. Oder nicht?

Wie man Projekte effizient planen und steuern kann, weiß blindwerk - neue medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Faktoren Sie für erfolgreiches Projektmanagement beachten müssen.

Veröffentlicht am: 06.09.2018

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