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Themen: Projekt, projektmanagement, Consulting, Projektcontrolling, zeitmanagement, Tipps Webprojekt, Digitalprojekt

Wie bereite ich ein Projekt perfekt vor?

wie_bereite_ich_ein_projekt_perfekt_vorWie bereite ich ein Projekt perfekt vor?

Planung ist das halbe Leben – kennen wir doch alle oder? Meistens entscheidet es sich bereits in der Projektvorbereitung, ob ein Projekt erfolgreich wird oder zum Scheitern verurteilt ist. Diese Phase wird bei den meisten Projekten eher überflogen als ausführlich behandelt. Fest steht, dass eine ordentliche Projektvorbereitungsphase keine Garantie für den Erfolg eines Projektes ist, allerdings können so Ungereimtheiten aus dem Weg geschaffen werden und eine stabile Basis für das Projektvorhaben geschaffen werden. 

Der Projektstart

Eine grobe Zielsetzung, ein geringes Budget und eine genaue Deadline. Das sind oft die einzigen Auskünfte, die man zu Beginn eines Projektes erhält und aus denen man ein konkretes Projekt gestalten soll. Um das Ziel zu erreichen, gibt es jedoch einige Dinge, die es zu erarbeiten gilt:

  • Wie ist die Ausgangssituation?
  • Sind die Ziele klar definiert und mit den Stakeholdern abgestimmt?
  • Risiken identifizieren und Lösungen definieren, um diese zu minimieren
  • Meilensteine, also Teilziele definieren
  • Die erste grobe Phasen-/Projektplanung erstellen
  • Schätzung der Projektkosten
  • Definition der Projektorganisation
  • Ein Projektteam zusammenstellen

Die Ausgangssituation

Bei der Analyse der Ausgangssituation steht im Vordergrund herauszufinden, wer und was das Projekt beeinflussen kann und in welchem Umfeld das Projekt beginnt. Dazu sollten die Hintergründe des Projektes klar sein. Zudem sollte man sich über folgende Fragen Gedanken machen:

  • Was ist die Projektmotivation?
  • Welche Einflüsse des Umfeldes wirken auf das Projekt?
  • Wer ist beteiligt bzw. welche Fachgebiete sind betroffen?
  • Welche Priorität hat das Projekt?
  • Welches Ziel wird durch das Projekt angestrebt, welches nicht?
  • Welcher Nutzen wird für wen angestrebt?

Die Beteiligten

Als Projektleiter steuert man nicht nur das Projekt, sondern auch die Menschen, die daran mitwirken oder Einfluss darauf nehmen. Durch die Stakeholder- Analyse in der Projektvorbereitungsphase kann man schließlich ermitteln, welchen Einfluss die Beteiligten auf das Projekt haben und entsprechende Maßnahmen ableiten, um mögliche Risiken zu minimieren. Zudem sind folgende Fragen bei der Analyse äußerst hilfreich:

  • Sind alle Beteiligten oder Betroffenen aufgenommen und informiert?
  • Welche Funktion und welchen Einfluss haben die Einzelnen?
  • In welchem Zusammenhang stehen die Einzelpersonen mit dem Projekt?
  • Was ist den Beteiligten am wichtigsten, was sind ihre Erwartungen?
  • Was denken die Beteiligten über das Projekt, welche Einstellung haben sie?
  • Welche Risiken erwarten mich aus der Einstellung?
  • Was kann ich tun, um gewisse Einstellungen zu ändern oder die Macht des Einzelnen zu reduzieren?

Zu den Stakeholdern können Kunden, Interessenten, Lieferanten, Wettbewerber, Partner aber auch Medien und Firmenangehörige zählen. Generell muss man bei der Analyse die Beweggründe der Stakeholder vor Augen haben. Es ist ein Unterschied, ob ein potenzieller Beteiligter ein Projekt nicht unterstützen will oder es aus verschiedenen Gründen nicht kann oder darf. Zudem muss bei der Analyse unterschieden werden, ob es ein direkter oder ein indirekter Einfluss ist.

Das Projektumfeld

Neben Personen können auch äußere Umstände das Projekt beeinflussen. Dazu sollte man das Projektumfeld in der Projektvorbereitung gut analysieren und mögliche Maßnahmen ableiten, um die verschiedenen Risiken, die ein Projekt zum Scheitern führen, abzuwehren. Auch dabei spielt die Projektmotivation neben einigen anderen Faktoren eine wesentliche Rolle.

  • Wer und welche Umstände können auf das Projekt Einfluss nehmen?
  • Welche äußeren Einflüsse gibt es?
  • Wo findet das Projekt statt bzw. wo wird es durchgeführt?
  • Welche parallel laufenden Projekte gibt es, die möglicherweise mein Projekt beeinflussen können?
  • Wie nehmen die unterschiedlichen Stakeholder Einfluss und welche Auswirkungen kann dieser haben?

Um eine vollständige Umfeldanalyse durchführen zu können, muss die Stakeholder-Analyse im Vorfeld möglichst genau durchgeführt werden. Beispiele für äußere Einflussfaktoren sind unter anderem das Wetter, Gesetze, andere Projekte, örtliche Gegebenheiten oder Technologien.

Abschluss der Projektvorbereitungsphase

Um die Basis für ein erfolgreiches Projekt zu legen, muss die Projektvorbereitung so kleinlich wie möglich stattfinden. Neben den bereits genannten Punkten existieren daher noch einige weitere Faktoren, die bereits in der Vorbereitungsphase bedacht werden sollten:

  • Wer ist Auftraggeber/ Projektleiter?
  • Wer ist für die Dokumentation zuständig?
  • Wo befinden sich die wichtigsten Schnittstellen?
  • Auf welche Widerstände sollte ich mich gegebenenfalls einstellen?
  • Welche Ressourcen stehen mir insgesamt zur Verfügung?
  • Wieviel Zeit habe ich, dass alles zu bewerkstelligen? 

Generell gilt: Ein Projekt kann nur so erfolgreich sein, wie dessen Planung aufwändig ist. Daher ist es immer ratsam, etwas mehr Zeit in die Vorbereitung zu investieren, um im Nachhinein mehr Zeit für andere Dinge zu haben.

Welche Fehler Sie beim Projektmanagement außerdem vermeiden sollten, weiß blindwerk - neue medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Faktoren Sie für erfolgreiches Projektmanagement beachten müssen. 

Veröffentlicht am: 23.08.2018

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