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Themen: Fallstudie, Case Studies

Wie man Ressourcenmanagement effektiv betreiben kann

wie-man-ressourcenmanagement-effektiv-betreiben-kann-2Wie man Ressourcenmanagement effektiv betreiben kann

Das A und O in Sachen Projektmanagement ist der richtige Einsatz der benötigten Ressourcen. Viel zu oft scheitern Projekte allein daran, dass „Vorräte“ nicht optimal kalkuliert werden und man damit in Verzug gerät – und das ist für ein Projekt äußerst ungünstig. Aber wie ist es möglich die Ressourcen eines Projektes optimal zu berechnen und so den Verlauf eines Projektes nicht zu unterbrechen? Ein effektives Ressourcenmanagement ist die Lösung – aber wie geht das überhaupt?

Was sind eigentlich Ressourcen?

Ressourcen haben in Sachen Projektmanagement eine sehr wichtige Funktion – mithilfe dieser werden die gewünschten Ergebnisse erzielt und damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen. Zwar unterscheiden sich die benötigten Ressourcen von Branche zu Branche, grundlegend ist bei Projekten jedoch folgendes unverzichtbar:

  • Personal, wie beispielsweise Angestellte, Teammitglieder, freie Mitarbeiter oder Projektgruppen
  • Materialien, wie unter anderem Computer oder Büromaterialien
  • Equipment, wie Technik, Besprechungsräume oder Werkzeuge

Das Ressourcenmanagement

Planung ist die halbe Miete – viele Menschen planen ihren Alltag Stück für Stück ganz genau durch. Aber auch im Projektmanagement sollte die Planung der benötigten Materialien nicht vernachlässigt werden. Im Grunde fließen dabei zwei Aspekte mit ein: Sach- und Personalressourcen. Viele Projektleiter gehen diesem Thema jedoch gekonnt aus dem Weg. Aber was kann passieren, wenn das Ressourcenmanagement nicht effektiv beziehungsweise gar nicht betrieben wird?

  • Es stehen nicht genügend Arbeitsgeräte zur Verfügung
  • Zu wenige Mitarbeiter sind am Projekt beteiligt und kommen dadurch nicht mit den Aufgaben durch
  • Budgets werden nicht eingehalten
  • Man kann nicht schnell genug auf Unvorhergesehenes reagieren
  • Fristen werden nicht eingehalten
  • Andere Aufträge können künftig aufgrund von Ressourcenmangel nicht angenommen werden

Was also in Zukunft tun, wenn die Projektleiter sich mal wieder weigern effektives Ressourcenmanagement zu betreiben und sich mit einem „Viel zu viel Aufwand“ oder einem „Woher soll ich wissen, was oder wen ich wann brauche?“ dagegen aussprechen?

Einen Plan erstellen

Ob die Mitarbeiter es wollen oder nicht – eine Ressourcenplanung ist einer der wichtigsten Teile in Sachen Projektvorbereitung und bestimmt zunehmend der Erfolg eines Unternehmens. Viel zu viele Risiken warten, wenn ein Projekt nicht ausreichend geplant wird. Und wenn sich ein Team zusammen daransetzt, ist es definitiv nicht zu viel Aufwand. Viel mehr Aufwand wartet, wenn die Planung nicht effektiv betrieben wurde und man nachjustieren muss. Außerdem kann man sich beim Ressourcenmanagement für neue Projekte auch an ähnlichen Vorgängern orientieren. Daher gilt es:

  • Projektarten unterscheiden und Kategorien bilden
  • Größe und Umfang des Projektes definieren, beispielsweise in S-, M-, L- oder XL-Projekte

Wenn man erstmal diese Aspekte für das neue Projekt definiert hat, ist es schon gar nicht mehr so schwierig die Personal- oder Sachressourcen zu definieren. Der Zeitaufwand ist schon deutlich schwerer zu bemessen. Dabei kann es allerdings hilfreich sein die einzelnen Arbeitsschritte in Meilensteine zu gliedern und die Deadlines früher zu setzen, damit genügend Zeit zur Nacharbeitung bleibt. Die erstellten Pläne sollten außerdem regelmäßig kontrolliert und gegebenenfalls rechtzeitig angepasst werden.

Und was genau nutzt das alles?

Wer einen entspannteren Projektablauf haben möchte, profitiert von der Ressourcenplanung von Beginn an. Lieber einen größeren Aufwand am Anfang als dem Kunden oder Geschäftsführung im Nachhinein erklären zu müssen, warum das Projekt mittendrin gescheitert ist. Selbst das Unternehmen profitiert davon, da die unternehmenseigenen Ressourcen effizienter eingesetzt und nicht verschwendet werden und so nicht noch zusätzliche Kosten entstehen.

Wie man Projekte effizient planen und steuern kann, weiß blindwerk - neue medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Faktoren Sie für erfolgreiches Projektmanagement beachten müssen.
Veröffentlicht am: 20.09.2018

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