logo.png

Themen: Online Marketing, Consulting

Wie Multiprojektmanagement funktionieren kann

blindwerk_multiprojektmanagement

Die Königsdisziplin im Projektmanagement: das Multiprojektmanagement

Für viele Unternehmen ist bereits das einfache Projektmanagement bei einem einzelnen Projekt eine Herausforderung. Angefangen bei der Ressourcenverteilung, der Planung bis hin zur Steuerung: oft sehen Unternehmer bereits im Projektmanagement einen unnötigen Mehraufwand. Dabei ist die Anstrengung deutlich größer, ein Projekt ohne das entsprechende Management zum Erfolg zu führen. Schließlich werden zu Beginn Ziele, Ressourcen und Meilensteine definiert, damit das Projekt am Ende als erfolgreich abgehakt werden kann. Das Multiprojektmanagement ist genau das: nur eben mit mehreren Projekten gleichzeitig. Dieses soll so transparent wie möglich ablaufen, damit die einzelnen Teilschritte für jeden nachvollziehbar werden.


Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Schon bei nur einem Projekt gestaltet es sich schwierig das vorgegeben Budget und die vorhandenen Ressourcen optimal einzuteilen und dann auch einzuhalten. Dabei ist die Durchführung von Projekten nicht mehr nur eine Ausnahme, sondern stellt bereits einen beträchtlichen Teil der Aktivität und Leistung eines Unternehmens dar. Beim Multiprojektmanagement wird damit begonnen eine Hierarchie der verschiedenen Projekte zu schaffen. Dann werden Projekte in ein Portfolio aufgenommen – schließlich wird das Multiprojektmanagement auch oft mit dem Projektportfoliomanagement gleichgesetzt. Herausforderungen, die sich dabei ergeben sind:
  • Planung realistischer Start- und Endtermine
  • Einteilung der verfügbaren Ressourcen
  • Transparenz und Steuerung aller Projekte
  • Kontinuierliche Verbesserung der Prozessabläufe, sodass mögliche Engpässe schnell identifiziert und beseitigt werden können
  • Probleme identifizieren, die die Laufzeit eines Projektes beeinflussen und verlängern können
  • Abhängigkeiten zwischen den Projekten identifizieren, da diese sich stark auf die Umsetzung einzelner Projekte im Portfolio auswirken können
  • Parallele Bearbeitung der Projekte darf nicht dazu führen, dass keines der Projekte rechtzeitig fertig wird

Multiprojektmanagement ist Multitasking. Damit das reibungslos funktionieren kann, müssen nicht nur alle Akteure an einem Strang ziehen, sondern auch die zuvor festgelegte Strategie verinnerlichen und verfolgen. Schließlich laufen diese Projekte gleichzeitig in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ab. Nur so kann am Ende ein Mehrwert für das gesamte Unternehmen geschaffen und Gewinne erzielt werden.


Multiprojektmanagement: die Erfolgsfaktoren

Multiprojektmanagement: der Überblick

Ab einer gewissen Anzahl an Projekten, die gleichzeitig ablaufen, kann der Überblick nur behalten werden, wenn eine zentrale Datenbasis genutzt wird, die alle Daten auf einen Blick liefert. Daraus können dann Berichte zur Information und fundierte Entscheidungen gezogen werden.

Multiprojektmanagement: das Projektmanagement-Office

Für eine effiziente Verwaltung alles Projekte, müssen diese in Struktur und Aufbau gewissen Standards genügen. Außerdem müssen Prozesse definiert werden, nach denen Projekte geplant und aktualisiert werden. Oft haben bestimmte Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen, daher müssen diese in demselben Takt und mit möglichst aktuellen Daten gesteuert werden. Alle Projektleiter müssen genau wissen, was sie wann zu tun haben, ohne noch darüber nachdenken zu müssen. Das kann ein Projektmanagement-Office als Drehscheibe der Kommunikation zwischen allen Beteiligten übernehmen.

Multiprojektmanagement: die Priorisierung

Um eine Überbeschäftigung durch zu viele gleichzeitige Projekte zu vermeiden, müssen die besonders wichtigen und dringenden entsprechend priorisiert werden. Dies erfolgt nach den Prioritäten der Unternehmensstrategie.

Multiprojektmanagement: die Kapazitäten

Damit die größtmögliche Effizienz erreicht werden kann, müssen vorausschauende Mitarbeiter mit den notwendigen Skills bereitgestellt werden. Strategisch relevante Projekte müssen außerdem zum richtigen Zeitpunkt mit den geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden. Aus einer sorgfältig durchgeplanten Ressourcenverteilung wird ein erheblicher Nutzen für das gesamte Unternehmen generiert.

Multiprojektmanagement: die Unterstützung

Bei der taktischen Ressourcenplanung geht es im Wesentlichen um die Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitern. Projektleiter planen Ressourcen auf die Vorgänge, Teamleiter entscheiden wofür die verplanten Ressourcen letzten Endes eingesetzt werden. Nur wer vollständig plant, plant auch sinnvoll und richtig.

Wie auch Ihr Multiprojektmanagement zum Erfolg wird, weiß blindwerk – neue Medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen sollten.

 

Veröffentlicht am: 26.07.2019