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Themen: Webprojekte, projektmanagement, projektteam

Wie stelle ich ein ideales Team für mein Webprojekt zusammen?

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Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Projektmitarbeiter gut zusammenarbeiten. Doch welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Zusammenarbeit im Team gelingt? Und wie muss sich ein solches Team zusammensetzen? 

Ein perfektes Projektteam?

Projektarbeit ist immer auch Teamarbeit. Gute Teamarbeit wirkt sich positiv auf das Projektergebnis aus. Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, muss man zunächst verstehen, was gute Teamarbeit ausmacht. Welche Merkmale kennzeichnen ein gutes Team? Welche Rahmenbedingungen muss ein Projektleiter schaffen, damit die Mitglieder eines Teams erfolgreich zusammenarbeiten können? Was sollte der Projektleiter bei der Teambildung beachten?

Was zeichnet erfolgreiche Teams aus? 

Dazu gibt es zahlreiche Ansätze, runtergebrochen und verkürzt lässt sich sicher sagen, dass für jedes erfolgreiche Team ein hohes Maß an Zusammenhalt ('Wir-Gefühl'), Engagement und Motivation sowie Ziel- und Ergebnisorientierung wichtige Faktoren sind. Außerdem sollte auf eine ausgewogene Teamzusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenz) geachtet werden. Das Team sollte Unterstützung und Anerkennung von Außen erhalten. Es gilt ein klares Arbeitsziel zu definieren, das von allen Gruppenmitgliedern verstanden und akzeptiert wird. In der Gruppe selbst sollte eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung herrschen.

Der Gruppenleiter sollte weder autoritär noch dominant auftreten, vielmehr sollte er eine Vermittlerfunktion einnehmen; nicht sein Prestige, sondern die Aufgabe sollte bei ihm im Vordergrund stehen. Es gilt, eine informelle Atmosphäre zu erschaffen, so dass jeder Beitrag aufgenommen und gewürdigt wird. Alle Ansichten sollen diskutiert, keine übergangen oder unterdrückt werden. Die Gruppendiskussion sollte nie personen-, sondern ausschließlich sachbezogen sein. Alle Teilnehmer müssen sich frei fühlen, ihre Meinungen offen zu äußern. Falls doch mal Konflikte auftreten, sollten diese stets im Team offen angesprochen und geklärt werden. Dabei gilt es, alle Gruppenmitglieder an der Diskussion zu beteiligen. Nicht zu vergessen die Motivation: Ein am Erfolg orientiertes Motivationssystem sollte ausgebildet werden.

Es gilt also zu unterscheiden zwischen einem Fokus auf die "weichen" Faktoren, welche die Beziehungen der Gruppenmitglieder untereinander beschreiben. Wie zum Beispiel "informelle Arbeitsatmosphäre", "Konfliktfähigkeit", "sachbezogene Kommunikation", "Vertrauen" und "Zusammengehörigkeitsgefühl“.

"Härtere" Faktoren, wie Ziele, Rollen, Aufgabenverteilung, ja selbst so etwas wie "effektive Kommunikation" kann der Projektleiter direkt, notfalls durch persönliche Anweisung, beeinflussen. Für die offensichtlich so wichtige Beziehungsebene seines Teams muss er förderliche Rahmenbedingungen schaffen. Wichtig sind also:

•  ein gemeinsames Ziel
•  gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
•  zielführende Normen und Verhaltensregeln
•  geeignete Teamstruktur und Teamgröße
•  klare Rollen und komplementäre Fähigkeiten
•  konstruktive Kommunikation und Kooperation
•  starker Teamgeist und Zusammengehörigkeitsgefühl
•  ausgeprägte Leistungsorientierung

Das gemeinsame Ziel

Im Internet-Projekt existierten widersprüchliche Aussagen von den unterschiedlichen "Grüppchen"-Leitern, "die es ja hätten wissen müssen", über das beziehungsweise die eigentlichen Projektziele. Die einzelnen Projektmitarbeiter verfolgten nur das Ziel, das Arbeitspaket, das ihnen jeweils aktuell zugewiesen worden war, so schnell wie möglich abzuarbeiten. In einer solchen Situation braucht sich der Projektleiter nicht wundern, wenn sein Team nicht mitdenkt und ihn bei der notwendigen Feinplanung des Projekts nicht unterstützen kann.

Im Steuerelemente-Projekt hatte der Projektleiter die Projektziele zunächst mit seinem Auftraggeber abgestimmt und priorisiert. Diese Ziele stellte er dann im Rahmen des Kick-off-Workshops seinem Projektteam vor. Dabei können unter Anderem folgende Fragen diskutiert werden:

•  Was bedeutet es für unsere Arbeit, dass das Terminziel wichtiger ist als der Leistungsumfang?
•  Ergibt sich die Kundenzufriedenheit nicht automatisch, wenn wir die anderen Ziele alle erreichen?
•  Wie können wir die gewünschte Qualität möglichst schon vor der eigentlichen Testphase sicherstellen?

Aus diesen Diskussionen entwickelte das Team entsprechende Maßnahmen, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Abläufe und Prozesse im Projektteam planen

Ein Webprojekt braucht allgemein bekannte und dokumentierte Arbeitsabläufe oder Projektprozesse. Die Projektleitung ist dafür verantwortlich, dass sich die Projektmitarbeiter untereinander abstimmen, sonst spult jeder Entwickler, so gut er kann, sein eigenes "Standardprogramm" herunter. Die Einzelergebnisse werden eine sehr unterschiedliche Qualität und keine einheitliche Architektur aufweisen. 

Der Projektleiter sollte in einem ersten Schritt mit den Entscheidern zusammen einen ersten groben Projektplan erarbeiten, der die vorgegebenen Projektziele bereits berücksichtigt. In einem Teamworkshop kann diese Planung weiter ausgearbeitet werden. Jedes Teammitglied erhält die Möglichkeit, durch seine Planungsideen zum Gesamterfolg des Projekts beizutragen. Die ebenfalls in diesem Workshop vereinbarten Arbeitsabläufe, wie beispielsweise der Change-Prozess oder die projektinterne Abnahme von Arbeitsergebnissen, werden dokumentiert. Diese Dokumentation diente hauptsächlich der späteren Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter.  

Zielführende Normen und Verhaltensregeln für das Projektteam

Es gilt innerhalb des Projektteams gemeinsame Normen und Verhaltensregeln zu vereinbaren. Da sonst die Gefahr besteht, dass jedes neue Teammitglied eigene Wertevorstellungen und Verhaltensregeln in das Projekt mitbringt und die Zusammenarbeit der Projektmitglieder von ständigem gegenseitigen Misstrauen und Manipulationsversuchen gekennzeichnet ist.

Im Rahmen eines Kick-off-Workshops können Vereinbarungen zum Umgang miteinander getroffen werden. Zum Beispiel einen offenen Umgang miteinander zu pflegen, indem jeder offen seine Meinung vertreten kann,  abweichende Meinungen zuzulassen, Konflikte anzusprechen und gemeinsam zu lösen und alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag für den Gesamterfolg wertzuschätzen.

Wie groß ist das perfekte Projektteam?

Eine erkennbare Struktur ist für alle Projektteammitglieder ein klarer Vorteil. Selbst in kleinen Teams sollte es eine transparente Unterstruktur geben. Bei der Zusammenstellung sollte der Projektleiter auch auf die vermuteten informellen Rollen seiner Teammitglieder achten.

Klare Rollenverteilung und Kompetenzen

Eine dokumentierte Rollenbeschreibung ist wichtig, da sonst jeder Projektmitarbeiter ein eigenes Verständnis von den verschiedenen Rollen entwickelt. Dies kann zu vielen vermeidbaren Missverständnissen und Kompetenzgerangel führen.

Auch soziale Kompetenzen spielen hierbei eine wichtige Rolle. Bei einer größeren Projektgruppe ist es sinnvoll, dieses bewusst in Teilteams zu untergliedern und diese Teilteams auch in Bezug auf die sozialen Kompetenzen der Projektmitarbeiter gezielt zusammenzustellen.
Projektleiter sollten in gewissem Umfang die Auswahl der Projektmitarbeiter beeinflussen. Die Teamzusammenstellung sollte auch auf Basis sozialer Fähigkeiten und vermuteter informeller Rollen optimiert werden.

Durch Konkretisierung der einzelnen Rollen im Projektteam anhand der Rollenbeschreibungen aus dem vorgegebenen Projekt-Vorgehensmodell, kennt jeder seine Aufgabe. Dadurch wurden zwei Ziele erreicht: Zum einen identifiziert sich jeder Projektmitarbeiter bereits zu Projektbeginn stark mit seiner Rolle, da er diese ja selbst mitgestaltet. Zum anderen weiß der Projektmitarbeiter auch, was er von seinen Projektkollegen erwarten kann.

Struktur und Fähigkeiten im ausgewogenen Mix

Die richtige Teamstruktur und die komplementären Fähigkeiten der Mitarbeiter spielen bereits bei der Zusammenstellung des Teams eine Rolle.
Um besser nachvollziehen zu können, wie sich ein optimales Team zusammensetzt, ist es hilfreich zu verstehen, was mit "komplementären Fähigkeiten" und "informellen Teamrollen" in Abgrenzung zu den funktionalen Projektrollen genau gemeint ist.

Auch wenn Sie die Teammitglieder "komplementär" ausgewählt haben, müssen sich diese erst in "ihre" informellen Rollen im Team einfinden. Dabei kann und wird es zu Konflikten kommen. Wenn möglich sollte der Projektleiter die einzelnen Vorsitzenden auf einzelne Teilteams verteilen oder auf funktionale Rollen mit klar abgegrenzten Zuständigkeiten aufteilen, wie z.B. Testmanager und Entwicklungsleiter.

Drängen sich beispielsweise alle Mitarbeiter in die "Beobachter"-Rolle, besteht die Gefahr, dass sich das Projekt auf sehr niedrigem Produktivitäts-Niveau stabilisiert. Daher muss das Team die Möglichkeit bekommen, diese informellen Rollen möglichst optimal und einvernehmlich zu besetzen. Dies ist in aller Regel auch möglich, denn wenige Menschen sind auf eine einzige informelle Rolle festgelegt: Es ist möglich, in einem Team der "Vorsitzende" oder "Macher" zu sein und in einem anderen Team der "Beobachter" oder "Spezialist".

Fazit: Harte Fakten und weiche Faktoren

Für die Bildung erfolgreicher Projektteams ist ein planmäßiges Vorgehen bei der Teambildung unabdingbar. Im Idealfall hat der Projektleiter Einfluss bei der Zusammensetzung seines Projektteams. Dazu ist es nicht notwendig, für jede zu besetzende Projektstelle mehrere Kandidaten zur Auswahl zu haben. Bei guter Menschenkenntnis reichen schon wenige Wahlmöglichkeiten bei der Teambesetzung aus, um die Teamzusammenstellung zu optimieren oder die Rollendefinition vorteilhaft zu beeinflussen.

Tatsächlich ist oft schon die Projektinitialisierung ein entscheidender Punkt: Die Durchführung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Projektteam. Es gilt, die Ziele und den Projektplan vorzustellen und die Regeln aufzustellen. Die Teammitglieder sollten sich aber auch kennenlernen dürfen und die Möglichkeit bekommen, ihre informellen Rollen zu besetzen und ihre funktionalen Rollen möglichst selbstständig auszuarbeiten.

Die gemeinsame Vereinbarung von Arbeitsabläufen und Prozessen, Normen und Verhaltens-, Kommunikations- und Besprechungsregeln – wenn möglich im Konsens – sind Voraussetzung dafür, dass sich Teamgeist, Zusammengehörigkeitsgefühl und Leistungsorientierung entwickeln können. Es muss gelingen, einen „Team-Spirit“ zu erzeugen, nur so wird Ihr Webprojekt von einem ausgeglichenen Projektteam zum Erfolg!

Veröffentlicht am: 21.03.2017

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