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Themen: Projekt, projektmanagement, Consulting, Projektcontrolling, zeitmanagement, Tipps Webprojekt

So sparen Sie Zeit bei Ihren Projekten

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So sparen Sie Zeit bei Ihren Projekten

Zeitfresser sind nicht nur im Alltag echte Störfaktoren, sondern auch – und gerade da – in Projekten wirkliche Probleme. Wieviel Zeit an unsinnige Diskussionen, Wartereien und sonstigen unnötigen Kram draufgeht. Wenn das alles nicht wäre, könnte man unfassbar viel Zeit bei den Projekten sparen, denn genau diese Zeitfresser sind schuld daran, dass sich der Endtermin eines Projektes verschiebt. Meistens ist es jedoch so, dass diese erst im Verlauf des Projektes enttarnt werden, wenn es für Gegenmaßnahmen bereits zu spät ist. Ein ausgeklügeltes Zeitmanagement ist daher das A und O – aber selbst dann, kann es immer noch zu unvorhergesehenen Ablenkungen kommen.

Die größten Zeitfresser in Projekten

Die Frage, warum etwas noch nicht begonnen oder fertiggestellt wurde, beantworten die meisten im Projektmanagement mit der Aussage „Ich habe keine Zeit.“. Aber wie kann das denn sein? Zu Beginn eines jeden Projekts wird schließlich genauestens festgelegt, wer wann was wie und wo zu erledigen hat. Und trotzdem kippen viele Projekte, weil die Zeit anderswo draufgeht. Zu den häufigsten Zeitfressern zählen:

  • Unklare Projektziele und Projektvorgehen
  • Kommunikation findet nicht oder nur teilweise stattUmsetzung ins Tagesgeschäft
  • Zuständigkeiten sowie Projektorganisation ist für Beteiligte unklar
  • Das Teamwork im Projekt erfüllt nicht die Ansprüche
  • Risikos wurden nur unzureichend beleuchtet oder nicht bedacht
  • Auf Veränderungswünsche wird nicht oder nur unzureichend eingegangen
  • Projektplanung wurde nicht detailliert genug gestaltet
  • Interne Ressourcen sind zu knapp bemessen
  • IT-Unterstützung ist unzureichend und unangemessen

Wie wir sehen sind Zeitfresser meistens genau die Faktoren, die man durch eine ausführliche Projektplanung hätte verhindern können. In Sachen Projektmanagement ist die Planung und Festlegung aller Aspekte das Wichtigste, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Wenn zu Beginn jegliche Unklarheiten aus dem Weg geräumt werden und alles geklärt sowie festgelegt wird, dürfte es während des Projektablaufs keinerlei Fragen bezüglich Zuständigkeiten oder Ähnlichem geben. Auch Kommunikationsprobleme im Projekt können bereits am Anfang abgewendet werden.

Tipps für effizientes Projektmanagement

Um künftig bei Projekten mehr Zeit sparen zu können, ist ausreichend Planung eine der effizientesten Methoden. Natürlich: ein Projekt ohne Planung kann sowieso nicht funktionieren, deswegen plant man ohnehin schon im Voraus. Aber optimal kann diese ja nicht sein, wenn es trotz verschiedener Projektphasen immer wieder Zeitfresser gibt, die den Endtermin weiter und weiter nach hinten rücken lassen. Deshalb ist es umso wichtiger, einige Tipps zu befolgen, um effizientes Projektmanagement betreiben zu können. Ganz nach dem Motto: Später anfangen können und trotzdem früher fertig sein!

  • Prioritäten festlegen
  • Ungestörtes Arbeiten garantieren
  • Das Projektmanagement realistisch gestalten
  • Schritt für Schritt arbeiten
  • Zeit für Unvorhergesehenes einplanen
  • Ablenkung der Mitarbeiter auf das Minimum reduzieren
  • Für transparente Kommunikation sorgen
  • Meetings effizient gestalten
  • Zuständigkeiten klar festlegen und für alle sichtbar darstellen
  • Ziele niemals aufschieben – Deadline ist Deadline!

Zeitfresser bleiben einfach ein leidiges Thema. Allerdings ist es gut zu hören, dass man doch einiges dagegen tun kann – zumindest auf der Arbeit und bei Projekten. Natürlich erfordert das auch eine gewisse Arbeitseinstellung und dass man effizientes Arbeiten an oberste Stelle stellt. Wenn Projektleiter und Projektteam gemeinsam an einem Strang ziehen, um die Zeitfresser in Projekten zu minimieren, sollte dadurch künftig in Projekten einiges an Zeit eingespart werden.

Welche Fehler Sie beim Projektmanagement vermeiden sollten, weiß blindwerk - neue medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Faktoren Sie für erfolgreiches Projektmanagement beachten müssen. 

Veröffentlicht am: 09.08.2018

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