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Themen: Projektmanagement, Zeitmanagement

Effizient arbeiten dank Zeitmanagement

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Das Aus für Zeitfresser: smartes Zeitmanagement bei der Projektarbeit

Ein gutes Projektmanagement ist nicht leicht. Zahlreiche Faktoren müssen bedacht werden, damit alle Aufgaben der Projektarbeit gewissenhaft und zielführend abgeschlossen werden. Neben einer hohen Arbeitsqualität ist auch das Einhalten von Terminen wichtig, was nur durch ein smartes Zeitmanagement möglich ist. Dieses muss krisenfest sein und darf bei kleinen Eventualitäten nicht sofort in sich zusammenfallen. Hier sind wertvolle Tipps für alle, die allein, als Projektmitglied oder als Projektleiter an einem Projekt arbeiten.

 

Zeitfresser definieren für eine reibungslose Projektarbeit

Ein gutes Projektmanagement zeichnet sich unter anderem durch eine Minimierung der Zeitfresser aus. Stets sollte im Hinterkopf behalten werden, dass es bei der Projektarbeit immer wieder Zeitfresser durch das Unerwartete geben kann. Hierauf kann das Zeitmanagement durch ein geschicktes Risikomanagement Rücksicht nehmen. Allerdings gibt es Zeitfresser, die sich im Vorhinein identifizieren lassen. Folgende Liste offenbart die größten Faktoren, die die Projektarbeit gleich von Beginn nachhaltig stören können:

  • unscharfe Projektziele und ein unstrukturiertes Projektmanagement
  • deutliche Überforderung der Mitarbeiter am Projekt
  • falsche Planung hinsichtlich der Verfügbarkeit von internen Ressourcen
  • Fehlen eines kompetenten Projektleiters

Tipps für ein gutes Selbstmanagement

Ein gutes Projektmanagement steht und fällt mit den Methoden, die der Projektleiter anwendet. Ihm kommt eine hohe Verantwortung zu. Sein Zeitmanagement und seine Verteilung der Aufgaben nehmen direkten Einfluss auf den Erfolg des Projekts. Doch an dieser Stelle darf es sich niemand zu einfach machen und alles auf den Projektmanager abschieben. Jedes einzelne Mitglied des Teams sollte durch ein gutes Selbstmanagement dazu beitragen, dass das Projektmanagement die erhofften Ziele erreicht. Hier sind einige Tipps, mit denen jeder sein Zeitmanagement optimieren kann.

Tipp 1: Keine Ablenkung suchen

Nicht alle Aufgaben machen Spaß. Eine der beliebtesten Methoden der Menschen ist dann, sich abzulenken. Dies geschieht durch einen Gang zur Rauchterrasse, einen Tratsch an der Kaffeemaschine oder einen ausgedehnten Blick aufs Smartphone. Kurze Pausen sind erlaubt, aber den Zeitplan dadurch sinnlos zu vernachlässigen, sollte ein Tabu sein.

Tipp 2: Nicht zum Springer werden

Im Arbeitsalltag müssen wir manche Aufgaben zugunsten anderer hinten anstellen. Dies deckt das Risikomanagement einer Projektplanung ab. Allerdings hilft es wenig, wenn ganz bewusst und ohne Verstand zwischen den Tätigkeiten hin- und her gesprungen wird. Warum? Die wenigsten Menschen sind tatsächlich Multitasking. Sie glauben es nur. Oft lässt sich viel Zeit sparen, sobald sich auf eine Aufgabe konzentriert wird.

Tipp 3: Unnütze Kommunikation verbannen

Wir leben im Zeitalter der Informationsflut. Ihr Herr zu werden, ist schwer. Mit einem guten Selbstmanagement ist dies jedoch möglich. Zu einem smarten Projektmanagement gehört, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Small Talk – gerade mit Kunden und Lieferanten – ist in einem gewissen Umfang oft wichtig, aber er sollte kurz sein. Bei Gesprächen sollte sich niemand verzetteln. Darüber hinaus nerven E-Mail-Schleifen mit zahllosen Empfängern, die nur zu Informationszwecken auf CC gesetzt wurden. Ein weiterer Zeitfresser sind in diesem Zusammenhang Meetings und Berichte, die nur einen Status quo abbilden. Insbesondere Meetings sollten dazu dienen, Chancen, Risiken und Probleme zu diskutieren. Ansonsten kosten sie nur Zeit.

Tipp 4: Nicht alles selber machen

Damit das Zeitmanagement funktioniert, hat der Projektmanager Aufgabenbereiche verteilt. Nur wenn die Aufgabenverteilung sich als nicht praktikabel herausgestellt hat, sollte daran gerüttelt werden. Ist dem nicht der Fall, kümmert sich jeder um seinen Aufgabenbereich.

Tipp 5: Falsche Priorisierung

Manchmal liegt es am Projektmanagement, aber manchmal auch an dem Einzelnen: die falsche Priorisierung der Tätigkeiten. Gerade unangenehme Aufgaben werden gern nach hinten geschoben. Doch das darf nicht passieren, denn dadurch können größere Probleme entstehen. Ungeachtet der eigenen Vorlieben sollte jeder sich eine Liste mit den Aufgaben machen, die er erfüllen muss. Angepasst an das jeweilige Zeitmanagement werden diese Tätigkeiten ausgeführt. Keine Chance der Aufschieberitis!

Sich der Perfektion annähern

Niemand kann jeden Tag und jede Stunde 100 % abliefern. Der Mensch ist keine Maschine und selbst diese benötigt hin und wieder eine Pause oder neue Energie. Dies darf allerdings keine Ausrede sein, nicht an einem intelligenten Zeitmanagement für ein erfolgsversprechendes Projektmanagement zu arbeiten. Zweifelsohne ist auch diesbezüglich kein Meister vom Himmel gefallen, weswegen externe Hilfe in puncto Projektarbeit die rettende Lösung sein kann.

Veröffentlicht am: 16.10.2019