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Themen: Projektmanagement, Projekt

Projektziele priorisieren und erreichen

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Projektziele tatsächlich erreichen: hilfreiche Tipps für Anfänger

Was sich in der Theorie leicht anhört, erweist sich in der Praxis meist deutlich schwieriger. Aus dem Projektmanagement ist ein magisches Dreieck bekannt, welches sich aus den Parametern Zeit, Kosten und Leistung beziehungsweise Qualität zusammensetzt. Wie das Projektmanagement in der Theorie so einleuchtend sagt, erfolgt zu Projektbeginn die Definition und Priorisierung dieser drei Parameter. So weit, so gut. Doch die Praxis zeigt: unverhofft kommt oft. Sobald sich jedoch dadurch einer der drei Parameter verändert, nimmt das Einfluss auf die anderen Größen. Es ist eben ein magisches Dreieck, welches alles andere als statisch ist. Damit die Projektziele dennoch erreicht werden können, müssen alle drei Parameter verändert werden. Dies ist auf den ersten Blick gar nicht so leicht, aber gelingt mit folgenden Tipps.

Was sind eigentlich Projektziele?

Kein Projektmanagement ohne Projektziele: Nur wer weiß, was er für sein Unternehmen oder den Auftraggeber erreichen möchte, kann den richtigen Weg finden und gehen. Aus diesem Grund definiert das Team gemeinsam mit dem Projektleiter zu Anfang stets das Projektziel. Dahinter verbergen sich keine Aktivitäten oder Tätigkeiten, sondern ein konkreter Sollzustand – so ganzheitlich und so gut messbar, wie es nur geht. Oft wird im Projektmanagement mit unterschiedlichen Versionen an Projektzielen gearbeitet, denn ein Projekt entwickelt sich. Schreitet das Projekt weiter voran, schärft sich das Zielbild dabei immer stärker. Nach einem erfolgreichen Projektmanagement finden im Idealfall nur noch Anpassungen im Rahmen des Änderungsmanagements statt. Keinesfalls darf dabei der Fokus aus den Augen verloren gehen.

 

Projektziele für den Projekterfolg richtig priorisieren

Wenn das Projektmanagement mehrere Projektziele sieht, stellt sich automatisch die Frage nach ihrer Priorisierung. Nur wer sich nicht verzettelt und sich zur richtigen Zeit auf die richtigen Projektziele konzentriert, kann im vorgegebenen Zeitrahmen seine Aufgaben erfüllen. Doch wie lassen sich Ziele geschickt priorisieren? Dafür gibt es unterschiedliche Ansätze. Hier sind die vier gängigsten Wege:

  1. Möglichkeit: das Muss-Soll-Kann-Prinzip. Dies ist ein sehr einfaches Prinzip. Um dieses anzuwenden, überlegen Sie sich, welche Ihrer Ziele in welche der drei Kategorien fallen. 1. Muss-Ziele: Dies sind die wichtigsten Ziele, ohne die kein Projekterfolg möglich ist. 2. Soll-Ziele: Werden sie nicht erreicht, scheitert nicht das Projekt. Allerdings fällt das Endresultat nicht so gut aus. 3. Kann-Ziele: Sie zu erreichen, stellt einen Bonus dar. Wenn für ihre Erfüllung nicht viele monetäre und zeitliche Ressourcen erforderlich sind, dürfen sie angegangen werden.
  2. Möglichkeit: 1,2,3-Priorisierung. Eine gängige Methode ist, die Projektziele nach Wichtigkeit zu sortieren. Anschließend werden sie nummeriert. Das wichtigste Ziel hat die Nummer 1.
  3. Möglichkeit: ABC-Analyse. Anhand der Parameter Kosten und Wichtigkeit werden nun die Projektziele in die Kategorien A, B und C eingeteilt. Aufgrund dieser Vorgehensweise ist es eine Weiterführung des Muss-Kann-Soll-Prinzips.
  4. Möglichkeit: Zielklassen ohne Kostenbeachtung. In der Praxis kommt diese Methode selten vor, denn bei ihr sind monetäre Ressourcen nicht von Bedeutung. Auch der Zieltermin ist nicht entscheidend, der ansonsten beim Projektmanagement einen hohen Stellenwert einnimmt. Stattdessen findet eine Priorisierung über Zielklassen wie Leistungsziele statt.

Dem Ziel ein Stückchen näher dank geschickter Priorisierung

Insbesondere wenn bei einem Projekt das große Ziel aufgrund von kritischen Situationen in die Ferne rückt, ist eine Priorisierung der Projektziele unerlässlich. Bald schon soll das Projekt beendet sein, jedoch stehen noch zahlreichen Aufgaben an? Die Ressourcen werden immer knapper? Jetzt wird sich ruhig hingesetzt, um einen Plan mit den Zielen zu erstellen. Dies kostet zwar auch Zeit, aber sorgt letztlich für Zeitersparnisse. Werden die wichtigsten Ziele konsequent abgearbeitet, steht einem Projekterfolg nichts entgegen. Ziel erreicht.

Veröffentlicht am: 30.10.2019