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Themen: Digitalisierung, Tipps Webprojekt

Digitales Projektmanagement – die Arbeit mit der Cloud

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Auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz – digitales Projektmanagement

Während die Digitalisierung mittlerweile bereits Einzug in Schulen gefunden hat, für welche Bund und Länder Tablets und Smartphones vorsehen, ist die digitale Transformation in Büros schon ein Stück weiter fortgeschritten. Unternehmen vernetzen sich zunehmend auch untereinander und Arbeitnehmer müssen nicht mehr zwingend im Büro anwesend sein, um zu wissen was alles passiert. Denn ein fester Arbeitsplatz ist nicht mehr Basis für das Vorankommen bei der Arbeit: Cloud-Computing ist derzeit einer der Treiber der gesellschaftlichen Digitalisierung und Bestandteil des digitalen Projektmanagements. Das alte Problem, dass man an Dokumente nicht rankommt, weil diese auf einem anderen Rechner sind, wird bald komplett der Vergangenheit angehören.

Cloud-Computing: die ersten Schritte dank Dropbox und Co.

Schon seit einigen Jahren verwenden immer mehr Arbeitnehmer den Dienst Dropbox, um Dokumente oder andere wichtige Inhalte für die Kollegen oder das Homeoffice zugänglich zu machen. Dateien werden dabei nicht lokal auf einem Rechner, sondern in einer Cloud gespeichert, auf die man von jedem Computer aus mit einem einfachen Login Zugriff hat. Andere Clouddienste wie Office365 oder Google-Drive ermöglichen es sogar, dass Teamarbeiten organisiert werden können und man gemeinsam an einem Dokument arbeiten kann. Jedes Teammitglied kann seine Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge eigenständig einfügen und hochladen, sodass die einzelnen Arbeitsfortschritte für jeden nachvollziehbar sind. Mithilfe der Cloud kann man allerdings nicht nur auf gespeicherte Dokumente, sondern auch auf hochgeladene E-Mails, Kontakte, Bilder, Musik und Speicherplatz zugreifen. Gerade für digitale Nomaden, die beinahe nie am selben Platz arbeiten oder für Unternehmen im Online-Business eine attraktive Weise, die Arbeiten modern zu organisieren.

 

Digitales Projektmanagement: Die Vorteile der Cloud

Im 21. Jahrhundert ist der größte Vorteil der Cloud, dass man zeitlich und örtlich komplett unabhängig ist. Wie oft ist es früher vorgekommen, dass man einfach bei der Arbeit nicht weitermachen konnte, weil ein Dokument gefehlt hat, auf das man keinen Zugriff hatte? Diese Probleme gehören dank des digitalen Projektmanagements mit Cloud-Computing der Vergangenheit an. Zur Arbeit wird dann nur noch eine funktionierende und am Besten stabile Internetverbindung benötigt. Auch die Zusammenarbeit mit Partnern im Ausland wird dank der Cloud einfacher: jedes Teammitglied mit den entsprechenden Zugangsdaten kann immer auf das Projekt zugreifen und Änderungen vornehmen, die für die anderen Beteiligten nachvollziehbar sind. Mithilfe der Cloud wird das Arbeiten fast papierlos, was auch der Umwelt zugutekommt. Sogar Buchhaltung oder die Lohnabrechnungen lassen sich über die Cloud gemeinsam mit dem Steuerberater realisieren

 

Wie die Arbeit mit der Cloud funktioniert

Auch wenn die Cloud viele Dinge vereinfacht, muss die Arbeit damit gelernt werden. Schnell kann es passieren, dass die gemeinsame Arbeit an einem Projekt im Chaos versinkt, wenn beispielsweise mehrere Personen parallel am selben Dokument arbeiten. Kollegen sollten außerdem immer die Möglichkeit haben, die Arbeit und Einfälle komplett fertig zu stellen, ohne, dass jemand anderes direkt im ersten Entwurf etwas auszusetzen hat. Änderungen sollten über die Kommentar-Funktion so nachvollziehbar wie möglich gemacht werden und trotz allem müssen die Kollegen über Projektänderungen und -Updates informiert werden. Auch bei der Projektplanung müssen gewisse Aspekte berücksichtigt werden:

  • Klare Strukturen und Übersichtlichkeit
  • Ausdrucksstarke Namen für die Dokumente
  • Personen verlinken, wenn diese auf etwas Neues aufmerksam gemacht werden sollen
  • Abgeschlossene Aufgaben und Teilschritte archivieren, um Ordnung zu halten
  • Geradlinige Kommunikation
  • Konflikte und Probleme immer noch persönlich klären, auch wenn es manchmal unangenehm ist

Wie auch Sie Ihre digitalen Projekte umsetzen können, weiß blindwerk – neue Medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, wie auch Sie Ihr Projektmanagement digital gestalten können.

Veröffentlicht am: 28.02.2019