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Themen: projektmanagement

Diese Fehler sollten Sie beim Projektmanagement vermeiden

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Projektmanagement: Diese zehn Fehler sollten Sie vermeiden

Steht ein neues Projekt an, gibt es Einiges zu beachten. Viele Fehler werden bereits zu Beginn eines Projektes gemacht, weil das Projektmanagement zu nachlässig oder unbestimmt ist. Wir zeigen Ihnen zehn Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten, damit jedes Projekt ein Erfolg wird.

1. Projektziele sind unklar und nicht definiert

Oftmals werden Projektziele zu Beginn eines Projektes nicht klar definiert. Deswegen sollte immer ein Projektauftrag verfasst werden, in dem alle Ziele eines Projekts schriftlich fixiert sind. Dieser Projektauftrag sollte mit dem Auftraggeber besprochen und auch unterschreiben werden. So können Unklarheiten von vorne herein beseitigt werden und es gibt bei der Finalisierung keine bösen Überraschungen.

2. Zeitvorgaben sind nicht realistisch

Auch wenn der Zeitdruck von Seiten des Managements oft hoch ist, sollte man hier gegensteuern. Denn zu eng getaktete Projekte oder Projektziele gefährden das gesamte Projekt.  Hier ist es möglich, Alternativen aufzuzeigen, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist. Oftmals sind Teilschritte gekoppelte an weitere Schritte, wenn der Grafiker auf den Programmierer warten muss, dieser aber noch keine richtigen Vorgaben hat, verzögert sich das gesamte Projekt. Deswegen gilt es stets mit allen Fachabteilungen abzuklären, welcher Zeitaufwand realistisch ist und welche Alternativen es gäbe. 

3. Mangelnde Projektkoordination

Ein weiteres häufiges Problem ist die Abstimmung. Hier gilt es, untereinander zu kommunizieren: Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Diese Fragen sollten stets im Hinterkopf behalten werden. So können alle versammelt werden, die im Rahmen des Stakeholder-Managements berücksichtigt werden müssen. Hier heißt es frühzeitig und offensiv über die Maßnahmen zu informieren. Was uns zum nächsten Problemfeld führt.

4. Fehlerhafte Kommunikation

Hier gilt die goldene Werberegel: Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder Beteiligte muss alles immer sofort wissen. Dabei gilt es, verschiedene Medien zu verwenden und zu prüfen, wie andere Personen am wirkungsvollsten zu erreichen sind – manchen Manager erreichen Sie am einfachsten per E-Mail, andere  klären Angelegenheiten noch am Telefon oder sogar in einem persönlichen Gespräch. Darauf gilt es einzugehen, um so die beste Kommunikationsebene und den direktesten Weg zu finden. 

5. Überlastete Projektmanager

Auch als Projektmanager sollten Sie in der Lage sein, Ihre Aufgaben zu delegieren. Nur wer auch wichtige Aufgaben und Verantwortung abgeben kann, kann sich auch auf wichtige Führungsaufgaben konzentrieren. Dadurch entstehen Freiräume und die Motivation des Projektteams wird obendrein gestärkt. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein.

6. Budget des Projekts ist unrealistisch

Neben der Zeit spielt auch das Geld immer eine Rolle und ist häufig genauso knapp. Deswegen gilt es, frühzeitig Szenarien zu entwickeln, mit denen der geplante Budgetrahmen eingehalten werden kann. Hierbei sollte vermieden werden, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren. Dies funktioniert vielleicht auf Bundesebene, wird aber von den wenigsten Auftraggebern lange mitgemacht.

7. Nachlässige Projektplanung

Wie bei vielen anderen Dingen, geht es auch beim Projektmanagement um die Feinheiten und Details. So sind Phasen und Meilensteine ein guter Beginn, aber eine effiziente Planung hört hier noch nicht auf. Einzelne Arbeitsschritte sollten detailliert beschrieben werden und Verantwortliche zugeordnet. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitsschritte zu erledigen sind. Damit der Auftraggeber auch plausibel nachvollziehen kann, wieso einige Schritte ihre Zeit brauchen. 

8. Unterschätzte Komplexität des Projekts

Bei jedem Projekt gilt es, rechtzeitig mit allen beteiligten Experten und anderen Projektmanagern zu sprechen. So ist eine realistische Einschätzung in Sachen Zeit- und Finanzmanagement möglich. Dabei sollten immer Pufferzeiten eingeplant werden, damit nicht beim ersten Problem der Zeitplan angepasst werden muss. Je genauer die Projektplanung, desto exakter kann die Komplexität des Projekts bestimmt und der Aufwand eingeschätzt werden.

9. Schlechtes Reporting

Natürlich sollten wir uns nicht mit stundenlangem Reporting aufhalten, sondern die Ressourcen lieber für das Projekt nutzen. Aber ohne hinreichendes Reporting wird jeder Auftraggeber unruhig. Deswegen gilt es, den Aufwand für das Reporting gering zu halten und Projekt-Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Hierbei gilt es nur die wichtigsten Daten abzufragen und hierbei so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen oder Projektplänen zu entnehmen. Denn das Reporting sollte niemals so ausufernd geraten, dass der Projektzeitplan in Gefahr gerät.

10. Nacharbeit

Wenn eine Projektplanung erfolgreich umgesetzt worden ist, sollte noch Zeit investiert werden, um aus den Abläufen für die Zukunft zu lernen. Projektteam und Auftraggeber zusammen sollten sich folgende Fragen stellen: Was hat gut, was hat nicht gut geklappt? Wie war das Klima im Team? Ist der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden? Wie war die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und mit Externen? Welche Konsequenzen werden aus den Erfahrungen für künftige Projekte gezogen? Die Antworten hierauf sollten als letzte Aufgabe dokumentiert werden, um für weitere Projekte zur Verfügung zu stehen. Auf diese Weise wird im Lauf der Zeit innerhalb der Organisation Wissen über Projektmanagement erworben.

Ein Projekt kann einem schnell über den Kopf wachsen, deswegen ist es immer gut, einen Partner an seiner Seite zu haben, der weiß, wie man sich als Unternehmen ausrichten sollte, navigieren kann, die Probleme frühzeitig erkennt und enträtselt, um sie in einem weiteren Schritt zu reflektieren und zu deuten. Falls Sie bei einem Ihrer Projekte Projektmanagement oder Krisenmanagement benötigen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf. Unser Team von blindwerk - neue medien kümmert sich branchenübergreifend um Ihre Webprojekte. 

Veröffentlicht am: 14.09.2017

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