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Themen: Webprojekte, Projekt

Projekte richtig abschließen

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So schließen Sie in 4 Schritten Projekte richtig ab

Projekte werden angefangen, fortgeführt, aus Krisen gerettet, aber häufig verliert man das Wichtigste aus den Augen: Das Projekt abzuschließen. Dies geschieht häufig zwischen Tür und Angel, ohne eine richtige Projektdokumentation. Das hinterlässt nicht nur einen schlechten Eindruck beim Auftraggeber, sondern führt auch intern immer wieder zu denselben Fehlern. blindwerk – neue medien erklärt, wie es richtig geht.

Warum ein Projektabschluss wichtig ist

Der richtige und umfängliche Projektabschluss hat viele Vorteile, die oft vergessen werden. Zum einen bekommt der Auftraggeber anfängliche Vereinbarungen und Ziele auf einen Blick präsentiert. Das Projektteam muss von Anfang an strukturiert arbeiten, um das Projekt sauber beim Auftraggeber abzuschließen. Rückwirkend hat der Kunde direkt einen Überblick über das gesamte Projekt.

Zum anderen können häufige Fehler, die in einem Projekt auftreten, durch einen ordentlichen Projektabschluss vermieden werden. Getreu dem Motto „Auch wenn es schiefgeht, hat man was gelernt. Nämlich wie es nicht geht“. Projekte richtig abzuschließen verbessert also langfristig auch die Arbeit und die Vorgehensweise.

Damit ein Projektabschluss jedoch zu Stande kommt, sollte dieser von Anfang gut geplant sein. Dazu eignen sich am besten folgende vier Schritte.

Schritt 1: Offene-Punkte-Liste vor Projektende

Wenn sich das Projekt zum Ende neigt, sollte man gemeinsam mit dem Auftraggeber eine „Offene-Punkte-Liste“ erstellen. In dieser sollten Ansprechpartner, Verantwortlichkeiten und dazugehöriger Termin vermerkt sein, falls noch ein Termin aussteht.

So wird direkt sichtbar, welche Punkte noch nicht erledigt sind. Diese sollten noch rechtzeitig zum Projektende abgeschlossen werden um einen vollständigen Abschlussbericht zu liefern.

Schritt 2: Interne Reflexion 

Im zweiten Schritt sollte intern mit dem Projektteam reflektiert werden, wie das Projekt lief. Folgende Fragen sollten reflektiert werden:

  • Wurden die Ziele erreicht?
  • Wenn nein, warum wurden die Ziele nicht erreicht?
  • Wurden Meilensteine erreicht? 
  • Welche Probleme sind während des Projekts aufgetreten?
  • Konnten die Probleme behoben werden?
  • Wie verlief die Kommunikation intern als auch extern mit dem Auftraggeber oder Auftraggeber-Team?
  • Sind die Mitwirkenden zufrieden mit dem Projekt?

Dies ermöglicht nicht nur als Projektleiter einen Rundumblick über das Projekt zu erhalten, sondern auch den Verlauf des Projekts besser zu beurteilen. 

Schritt 3: Projektdokumentation

Die Projektdokumentation verschafft einen objektiven Überblick über die Umsetzung der Maßnahmen und der Ergebnisse. Die Datenmengen werden ordentlich archiviert, so dass sie für Folgeprojekte auffindbar sind und auch projektfremde Personen sich zurechtfinden können.

Der Projektleiter sollte in dieser Phase also umfassend prüfen, ob die Ziele erreicht wurden. Sowohl im Hinblick auf wirtschaftliche Zielsetzungen, als auch im Hinblick auf die Erwartungen des Auftraggebers. Auch die interne Reflexion der am Projekt Mitwirkenden sollte aufgegriffen werden.

Die Dokumentation des Projekts sollte daher, außer einer Gesamtbeurteilung des Projekts, auch einen Erfahrungsbericht und einen wirtschaftlichen Bericht enthalten.

Schritt 4: Abschlussbericht- und Präsentation

Der Abschlussbericht bzw. die endgültige Abschlusspräsentation stellt den formalen, offiziellen Teil des Projektabschlusses dar. Diese findet in einem offiziellen Termin mit dem Auftraggeber statt, damit dieser das Projekt abnehmen kann.

Am Termin sollte das gesamte Projektteam sowie der Projektleiter teilnehmen. Das Ziel des Termins ist es, eine Bilanz nach der Projektzeit zu ziehen und dem Auftraggeber alle Ergebnisse zu überreichen.

Die Präsentation sollte daher die Projektziele und das Erreichen der Ziele enthalten. Auch die Reflexion und Schwierigkeiten des Projekts sollten offen geschildert werden, um zukünftige Projekte mit dem Auftraggeber noch erfolgreicher zu gestalten.

Zuletzt sollte auch besprochen werden, ob es Folgeaktivitäten gibt, die noch ausstehen. Auch eine Empfehlung für weitere Maßnahmen und Ziele sollte nicht fehlen.

Richtiger Projektabschluss – Arbeitsabläufe verbessern

Ein umfassender Projektabschluss braucht Zeit, daher sollte dieser von Anfang an in der Projektplanung mit bedacht werden. Mit dem Abschlussbericht nimmt die Zusammenarbeit einen formalen Abschluss und bietet eine gute Grundlage für zukünftige Projekte.

Schlussendlich bieten Projektabschlüsse auch eine gute Basis um die firmeninternen Arbeitsabläufe zu verbessern und Projekte erfolgreicher zu gestalten.

Veröffentlicht am: 14.12.2017

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