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Themen: Projektmanagement, Digitalprojekt

Projektmanagement Grundlagen: was alles dazugehört

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Zurück zum Anfang: die Grundlagen des Projektmanagements

Lean, agil, modern, digital – all das sind Begriffe, die in den letzten Jahren im Zusammenhang mit dem Projektmanagement in den Fokus gerückt sind. Eine Disziplin, die von vielen immer noch vernachlässigt wird, obwohl dessen Wichtigkeit häufiger denn je gepredigt wird. Nicht zuletzt, weil aktuelle Projekte komplexer und umfangreicher werden, viele Abteilungen umfassen und eine Menge Menschen miteinbeziehen. Daher ist es vor allem wichtig, dass die Projektmanagement Grundlagen sitzen.


Projektmanagement Grundlagen: die Projektdefinition

Oftmals ist alles was in einem Unternehmen ansteht kurzer Hand ein Projekt. Allerdings ist genau definiert, was ein Projekt ist und was nicht. Allgemein ist ein Projekt die Gesamtheit aller Aktivitäten, die notwendig sind, um in einem bestimmten Zeitraum ein bestimmtes Ergebnis mithilfe der festgelegten Mittel zu erzielen. Ein Vorhaben, das außerhalb der betrieblichen Linie bearbeitet wird und durch die Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist. Ein Projekt muss also folgende Merkmale haben:

  1. Einmaligkeit, Neuartigkeit: innovative, einmalige Aufgabenstellung
  2. Komplexität: komplexe Aufgabenstellung, die vielfältige Ressourcen und Fähigkeiten erfordert
  3. Bereichsübergreifend: mehrere oder alle Unternehmensbereiche sind betroffen, weshalb eine fachübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist
  4. Befristung: klar definierter Start- und Abschlusstermin
  5. Definition des Ziels: das Ergebnis ist spezifisch und eindeutig formuliert, der Kostenrahmen sowie personeller, finanzieller und zeitlicher Aufwand vorgegeben
  6. Planmäßigkeit/Systematik der Arbeit: Komplexe Aufgaben müssen systematisch und klar bearbeitet und vorbereitet werden

Zu den Ausschlusskriterien bei der Frage, ob es sich tatsächlich um ein Projekt handelt zählen daher:

  1. Routinetätigkeiten?
  2. Dauerhaft, immer wiederkehrende Aufgaben?
  3. Implementierte Arbeitskreise, wie Monatsmeetings?
  4. Reicht die Leistung einer einzelnen Person zur Problemlösung?
  5. Muss das Ergebnis zu einem festgelegten Zeitpunkt vorliegen?

Projektmanagement Grundlagen: die Projektmanagementphasen

Nachdem ein Vorhaben also als Projekt definiert und festgelegt wurde, geht es an das Management. Das Projektmanagement umfasst die Gesamtheit aller Führungsaufgaben, -organisation, -techniken, und -mitteln zur Projektabwicklung. Allgemein also die Steuerung, Planung, Koordination und Überwachung des anstehenden Projekts. Um das Projektmanagement so effizient wie möglich zu machen, benötigt man:

  1. Passende strukturelle Voraussetzungen
  2. Fachkenntnisse der Beteiligten
  3. Korrekte Methodenanwendung
  4. Gute Teamarbeit und Teamfähigkeit
  5. Spielregeln für die Zusammenarbeit
  6. Entscheidungskompetenz und Verantwortung delegieren
  7. Vertrauenskultur

Das Projektmanagement arbeitet in mehreren Phasen: den Projektphasen.

Projektmanagement Grundlagen: Projektstart

Die entscheidendste Phase des Projektmanagements: das vorgeschlagene Projekt wird von Stakeholdern und Projektleitern kritisch beurteilt und dadurch dessen Wert, Machbarkeit und vor allem den Nutzen für das Unternehmen bestimmt. Dabei werden Parameter besprochen, wie zum Beispiel:

  1. Warum wird das Projekt gemacht?
  2. Ist das Projekt machbar?
  3. Ziele, Zeit, Kosten, nötige Ressourcen?
  4. Kosten-Nutzen?
  5. Beschreibung

In dieser Phase werden die Mitglieder des Projektteams mit wertvollen Hintergrundinformationen versorgt, was wiederum zu einem besseren Engagement und Verantwortungsgefühl beiträgt.

Projektmanagement Grundlagen: Projektplanung

Ein besonders entscheidender Moment hinsichtlich des Projektplans, der Ressourcenzuweisung, der zeitlichen Planung und der Zusammenstellung des Projektteams. Zudem basiert die dritte Phase, die Projektdurchführung, auf Basis der Projektplanung. Je nach Größe des Unternehmens variiert diese Phase, generell gehört dazu aber:

  1. Anlegung eines Projektauftrags mit Arbeitsumfang, Zeit-Aufwand-Schätzung, Projektstrukturplan, Teamrollen und -verantwortungen, Meilensteine und Kommunikationsplan
  2. Festlegung der KPIs und Erfolgsfaktoren
  3. Risikomanagementplan mit Festlegung der Risikofaktoren
  4. Festlegung der Entscheidungsträger zur Sicherung der Unterstützung

Gescheiterten Projekten mangelt es oft an der Ausführlichkeit der zweiten Phase, da hier in vollem Umfang festgelegt wird, was während und durch das Projekt erreicht werden kann.

 

Projektmanagement Grundlagen: Projektdurchführung

Diese Phase beginnt mit der Zuweisung von Aufgaben und der Aufnahme der eigentlichen Projektarbeit. Projektleiter sind in dieser Phase hauptsächlich damit betraut die Teammitglieder durch die Meilensteine zu führen, während sie der Fachkenntnis vertrauen müssen. Das gesamte Projektteam muss sich in dieser Phase an den Plan halten, um den Projektumfang nicht zu erweitern und Risikofaktoren keine Chance zu lassen. Dabei müssen möglicherweise folgende Projektvariablen noch einmal überdacht werden:
  1. Budget
  2. Fristen
  3. Ressourcen
  4. Risiken
  5. Kommunikation und Überprüfungen intern
  6. Besprechungen

In dieser Phase kommt besonders gut zum Vorschein, ob sich der zuvor ausgearbeitete Plan entfaltet. Sofern die gebotene Sorgfalt aufgewendet wurde, sollte die dritte Phase ohne weitere Probleme verlaufen.

Projektmanagement Grundlagen: Projektüberwachung

Meistens wird die vierte Phase bereits in Verbindung mit der dritten Phase ausgeführt. Hier werden die festgelegten KPIs dokumentiert und überwacht sowie die Ressourcen und Fristen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen an die Stakeholder kommuniziert. Dabei kann der Projektleiter die verschiedensten Tools und Instrumente einsetzen, die jedoch von den Projektmetriken abhängig sind.

Projektmanagement Grundlagen: Projektabschluss

Sobald der Plan aufgeführt wurde und das Projekt vollendet ist, geht es nun an die letzte Phase: den Projektabschluss. Die Aufgaben werden abgeschlossen und die Ergebnisse an die Stakeholder weitergegeben. Zudem erfolgen eine Abschlussbesprechung und die KPI-Berichterstattung. Oft wird dieser Part ausgelassen, was allerdings zu den wertvollsten Übungen im gesamten Projektmanagement zählt. Fragen wie „Was hat funktioniert/Was nicht?“, „Was kann nächstes Mal besser gemacht werden/Was kann übernommen und wiederholt werden?“ können in einem ehrlichen Gespräch geklärt werden und wichtige Informationen für kommende Projektmanagement-Prozesse liefern.

 

Projektmanagement Grundlagen: die Projektmethoden

Was gehört in jede Projektmanagement Werkzeugkiste? Ganz klar: vielfältige Methoden. Nachdem der Projektauftrag erteilt wurde, kann die Arbeit losgehen. Wichtige Rahmendaten müssen erarbeitet, Meilensteine definiert, das Budget festgelegt und Risikomanagement betrieben werden. Aber wo und wie nur anfangen? Genau dabei kann eine Projektmanagementmethode besonders hilfreich sein. Welche gewählt wird kommt auf die persönlichen Vorlieben an. Das moderne Vorgehen ist agil, damit flexibel auf äußere Einflüsse und Veränderungen reagiert werden kann. Zur Grundausstattung an Projektmanagementmethoden gehören:
  1. Projektstrukturplan: der Projektinhalt wird in Arbeitspakete zerlegt
  2. Stakeholder-Analyse: zur Identifizierung der Betroffenen und Beteiligten
  3. Risikoanalyse: Risiken werden identifiziert und entsprechende Maßnahmen geplant
  4. Kanbanboard: Aufteilung der Arbeit in fünf übersichtliche Spalten: ToDo, in Progress, Testing, Done, on Hold
  5. Brainstorming: zur Produktion ungeprüfter Gedankengänge und Eingebungen sowie konkreter Ideen
  6. Mindmapping: zur Sammlung und Dokumentation der eingesammelten, unstrukturierten Daten aus dem Brainstorming
  7. Make-or-Buy-Analyse: zur Beantwortung der Frage „selbst machen oder beauftragen?“
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Veröffentlicht am: 29.05.2019