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Themen: projektmanagement

Projektmanagement – Ist weniger mehr?

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Darum ist im Projektmanagement weniger oft mehr

Das Thema Projektmanagement beschäftigt beinahe alle Unternehmen. Es stellt einen der wichtigsten Bestandteile des Unternehmenserfolges dar. Oft ist dabei das Problem, dass Abgabetermine oder Budgets nicht eingehalten werden oder dass die Kommunikation zwischen den einzelnen Projektteams nicht ausreichend funktioniert. Die besten Beispiele für gescheitertes Projektmanagement stellen Projekte wie Stuttgart 21 oder der Berliner Flughafen dar. Daran sieht man, dass dieses Thema eines der größten Herausforderungen für jedes Unternehmen ist. Auch deswegen fragen sich viele inzwischen, ob weniger manchmal vielleicht eben mehr ist?

Woran scheitern Projekte?

Beim Projektmanagement kommt es zu zahlreichen Problemen, die es zu bewältigen gilt. Dazu zählen unter anderem:

  • Unterschätzung des Arbeitsaufwands
  • Unzureichende Definition der Erwartungen
  • Mangelnde Unterstützung der Führungsetage
  • Überforderung der Projektteams mit Aufgabenlast
  • Kommunikationsprobleme innerhalb der Projektteams
  • Änderungen während des Projekts
  • Nachlässigkeiten beim Qualitätsmanagement
  • Vergessen der abschließenden Fehleranalysen

Ein Mehr als Reaktion

Auf die Schwierigkeiten, die während eines Projekts auftreten können, wird meistens mit einem „Mehr“ in sämtlichen Bereichen reagiert. Aber ist ein Mehr an Planung, Kontrolle, Regelungen und Transparenz wirklich die Lösung, um weitere Probleme zu verhindern? Wenn Projektteams in ihren Arbeitsabläufen noch mehr Regelungen beachten müssen, ist dies nicht unbedingt förderlich, um Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. Besser ist es, Spielräume zu lassen. Dazu ist es hilfreich, zu Beginn eines jeden Projekts klare und verbindliche Regeln zur Zusammenarbeit zu definieren, die anschließend von allen konsequent eingehalten werden. Dadurch wird eine flexible Projektorganisation geschaffen, die mit diversen Unsicherheiten umgehen kann. In diesem Bereich ist Planung trotz allem nicht zu unterschätzen, jedoch sollte diese individuell an das jeweilige Projekt angepasst werden. Dennoch sollte das Projektmanagement auch mit Mindeststandards auskommen können und vorrangig konkrete Antworten bezüglich der Voraussetzungen und Erwartungen an ein Projekt liefern. 

  • Wer sind die Stakeholder?
  • Was sind konkrete Ziele?
  • Wann sind die wichtigsten Termine innerhalb des Projekts?
  • Welche Fortschritte wurden bereits gemacht?

Prinzipien für den Projekterfolg

Trotz allem sind die methodischen Vorgehensweisen immer noch ein wichtiger Bestandteil für ein funktionierendes Projektmanagement. Eine höhere Bedeutung für den individuellen Projekterfolg haben inzwischen aber andere Faktoren. Beispielsweise:

  • Kommunikation
  • Improvisation bei der Planung
  • Vielfältigkeit innerhalb der Teams
  • Können statt Wissen
  • Selbstorganisation der Projektteams
  • Definition der Verantwortungsbereiche

Wie kann das Projektmanagement im Vorfeld vereinfacht werden?

Um die Organisation eines Projektes bereits zu Beginn zu vereinfachen, müssen individuelle Rahmenbedingungen und Regelungen geschaffen werden. Das umfasst die Bereiche Teamarbeit, Planung, Steuerung und Controlling. Im Vorfeld sollte man sich bereits Gedanken zu den Kriterien eines Projektes machen, den Rollen der Beteiligten und deren Verantwortungsbereiche, sowie welche Methoden angewandt werden. Die Beantwortung der Fragen kann mithilfe von Checklisten, Handbüchern, Vorgehensmodellen und Leitfäden erleichtert werden.

Agiles Projektmanagement als Lösung?

Ist die Antwort auf die Frage, ob beim Projektmanagement weniger mehr ist, das agile Projektmanagement? Agiles Projektmanagement geht davon aus, dass komplexe Projekte niemals vollständig geplant werden können. Während des Ablaufs ergeben sich  für eine vollständige Planung zu viele neue Erkenntnisse, die durch deren Einbindung die vorherige Planung wesentlich verändern würden. Trotz dieser Annahme wird auch beim agilen Projektmanagement möglichst konkret definiert, welche Ziele erreicht werden und welche Rahmenbedingungen dafür notwendig sind. Dabei legt man den Fokus jedoch darauf, dass eine starre und unrealistische Planung vermieden wird. Stattdessen soll die Kommunikation innerhalb des Projekts gefördert und das Ziel durch die Erzielung regelmäßiger Meilensteine erreicht werden. Wie erfolgreiches Projektcontrolling funktioniert, weiß blindwerk - neue medien. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Faktoren Sie für erfolgreiches Projektmanagement beachten müssen. 

Veröffentlicht am: 09.05.2018

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