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Themen: Digital-Agentur

So lösen Sie Probleme mit Ihrer Agentur

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Probleme zwischen Kunden und Agenturen lösen

Oftmals kommt es zu Verstimmungen zwischen Agentur und Kunden. Es muss nicht immer ein schwarzes Schaf sein; denn in der Regel verfolgt keine der beiden Parteien eine schlechte Absicht. Dennoch kommt es immer wieder zu Problemen zwischen Agenturen und Kunden. Woher kommen die Probleme und wie können sie gelöst werden? blindwerk - neue medien gibt Ihnen praktische Tipps für die Beseitigung von Problemfeldern.

Für viele Unternehmen ist es oftmals sehr schwierig, sich für die richtige Agentur zu entscheiden. Zu viele Agenturen versprechen Allround- oder Spezialangebote, die sie oftmals leider nicht halten können. Auch deswegen ist es nicht immer einfach, einen verlässlichen Partner zu finden. Denn es gilt vieles unter einen Hut zu kriegen: Preis, Anforderungen und Leistungen.

Probleme von Kunden mit Agenturen

Sehen wir uns das Ganze aus Sicht der Kunden einmal an. Oftmals handelt es sich um Konflikte, die auch andere zu haben scheinen. Hier die Klagen von Kundenseite, die oftmals an Agenturen herangetragen werden.

  • Die Agentur versteht das Geschäftsmodell nicht.
  • Die Agentur verlangt zu viel Geld und hält sich nicht an Kostenvoranschläge.
  • Die Agentur hört dem Kunden nicht zu.
  • Die Agentur arbeitet zu „strategisch“, es wird gefühlt „nie etwas gemacht“.
  • Die Agentur ist nicht zu erreichen.
  • Die Agentur respektiert unsere Marke nicht
  • Die Agentur arbeitet intransparent.
  • Die Agentur arbeitet mehr für andere Kunden.
  • Der Agenturchef ist nicht mehr zu erreichen
  • Die von der Agentur angegebenen Ziele sind unklar.
  • Die Agentur gibt keine Garantien.
  • Die Agentur macht immer wieder die gleichen Fehler.

Problembereiche in der Zusammenarbeit

Diese Liste ist natürlich beliebig erweiterbar. Aber sicherlich findet jeder den ein oder anderen Punkt, den er unterschreiben würde. Wenn man sich eine Übersicht über die Problembereiche verschaffen will, merkt man schnell, es handelt sich um die üblichen Problemfelder:
  • Unklare Briefings
  • Mangelndes Projektmanagement
  • Zu wenig Planung
  • Rechnungen und Budgets sind unübersichtlich
  • Qualität der Arbeit ist mangelhaft
  • Verantwortlichkeiten sind ungeklärt
  • Reporting fehlt oder ist lückenhaft

So lösen Sie Probleme mit der Agentur

Das sind die üblichen Problembereiche mit denen sicherlich schon jeder in Berührung gekommen ist. Dabei wäre es oftmals kein großer Aufwand, diesen Problemen vorzugreifen indem man klare Absprachen trifft:

Richtlinien

Klare Richtlinien sind hilfreich für beide Seiten, neben den üblichen Verhaltensregeln können hierzu standardisierte Dokumente zur Hilfe gezogen werden. Dazu gehören: Briefings, Protokolle, Kommunikationsstrukturen, Budgetpläne, Prozessabläufe. Sie verbessern deutlich die Transparenz, markieren einen klaren Start und erzeugen realistische Erwartungshaltungen. Aufgaben sind klar verteilt und Zeitpläne werden eingehalten. Falls es Probleme gibt wird dies kommuniziert, so dass kein unnötiger Projektstau entsteht.

Konzentration

In den meisten Fällen macht es mehr Sinn sich bei der Zusammenarbeit auf eine Agentur zu konzentrieren. Dies stärkt die gegenseitige Beziehung, denn bedenken Sie, wenn Sie Ihre Budgets nicht streuen, sondern in eine Agentur investieren, wird diese Ihnen dies mit der entsprechenden Aufmerksamkeit danken. Falls es nicht möglich ist nur mit einer Agentur zu arbeiten, fordern Sie Ihre bestehenden Partner durch Pitches bei neuen Projekten heraus.

Kontakt verbessern

Schotten Sie die Geschäftsführung nicht von der Agentur ab, sondern schaffen Sie durch beispielsweise Dienstleistungsaufträge Zusammenfassungen, die Sie auch den Führungskräften vorlegen. Kontakte zwischen Unternehmensleitung und Agentur führen zu besseren Absprachen.

Initiativen

Starten sie Initiativen nicht nebenher, auch wenn Sie schon jahrelanger Partner einer Agentur sind, empfiehlt es sich, jedes Programm wie ein separates Projekt zu behandeln. Natürlich unter Verwendung der vorgestellten Richtlinien.

Pauschalen

Auch wenn sie viel Planbarkeit und Kostenkontrolle versprechen, sind Pauschalen nicht immer zu empfehlen. Letztlich sind sie oft intransparent und verschlechtern das Verhältnis zwischen Leistung und Bezahlung. Deswegen empfiehlt es sich, jedes Projekt einzeln zu bezahlen.

Evaluation

Treffen Sie sich regelmäßig zur Evaluation, reden Sie über die Leistung, das allgemeine Verhältnis und die Zufriedenheit. Sie wären überrascht, wie oft hier die Perspektiven auseinandergehen. Je nach Bedarf können Sie sich alle 3-12 Monate dazu treffen. Legen Sie dafür eine gesonderte Akte an und protokollieren Sie die Gespräche, Verbesserungsmöglichkeiten gibt es auf beiden Seiten immer. 

Erfolge

Kommen Sie nicht nur mit Kritik aufeinander zu oder wenn es bei einem Projekt mal nicht läuft. Viel zu oft wird vergessen die gemeinsamen Erfolge zu feiern!

Fazit

Eine Zusammenarbeit basiert von beiden Seiten immer auf einem transparenten Austausch, Vertrauen und klaren Absprachen. Nur so können Kunden und Agenturen von einer Zusammenarbeit profitieren. Auch wenn die Probleme individuell wirken, handelt es sich oft um die gleichen Problemfelder. Um eine Zusammenarbeit zu stärken oder sinnvoll aufzubauen gilt es, Richtlinien zu befolgen, sich auf eine Agentur zu konzentrieren, den Kontakt in alle Ebenen auszubauen und im stetigen Austausch zu bleiben. Und letztlich sollte man nicht vergessen, gemeinsam die Erfolge zu feiern!
Veröffentlicht am: 27.07.2017

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