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Themen: Webprojekte

So starten Sie Webprojekte richtig

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Der richtige Start für Ihr Webprojekt – so funktionierts

Der Jahresbeginn markiert auch oftmals den Start von wichtigen Projekten. Schon von Anfang an kann ein Webprojekt in die richtigen Wege geleitet werden – dazu bedarf es allerdings einem gelungenen Start. Die richtige Planung ist schon von Anfang an alles, um das Projekt zum Erfolg zu führen. blindwerk – neue medien erklärt deshalb, wie in wenigen Schritten der richtige Projektstart gelingt.

Warum der richtige Start für Ihr Webprojekt unabdingbar ist

Häufig wird die Frage gestellt, wozu die Projektvorbereitung denn so wichtig sei. Schließlich arbeitet man in der Zeit nicht direkt am Projekterfolg selbst, sondern legt den Grundstein dafür. Viele verzichten daher darauf, da anfangs Zeit für die Planung „verloren“ geht.

Während des Webprojekts wird aber schnell klar, dass die Zeit nicht vergebens war. Denn durch eine gute Vorbereitung und Planung wird Zeit gespart. Fehlende Information, lückenhafte Abläufe oder Unwissen über die Verantwortlichen sind meistens gnadenlose Zeitfresser, die ein Webprojekt zum Kippen bringen können. Ein durchdachter Projektstart dagegen kann diesen Problemen vorbeugen und die Mitarbeiter oder Kollegen für den Auftrag motivieren.

Der offizielle Start eines Webprojekts – Auftraggeber und Auftragnehmer arbeiten Hand in Hand

Mit der Unterschrift des Auftraggebers ist das offizielle „Go“ da, um die Arbeit an einem Webprojekt zu starten. Dennoch sollte schon hier darauf geachtet werden, dass die Ziele vorher klar definiert sind und der Auftraggeber auch über Risiken aufgeklärt wird. Diese Ziele gilt es bei einem ausführlichen Briefing schriftlich festzuhalten. Was Sie alles beim Briefing festhalten sollten, finden Sie in unserer Checkliste hier.

Auch alles andere wie Kosten, zeitlicher Verlauf mitsamt Meilensteinen, Kriterien für das Webprojekt beider Seiten und der Projektleiter sowie das Projektteam sollten schriftlich festgehalten sein.

Wenn Auftraggeber und Auftragnehmer von Anfang an Hand in Hand arbeiten und die genauen Daten schriftlich festhalten, werden direkt zu Beginn Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen ausgeschlossen.

Projektplan erstellen – stellt die Weichen des Webprojekts 

Nachdem alle Rahmenbedingungen schriftlich festgehalten wurden und die Unterschrift des Auftraggebers daruntergesetzt wurde, geht die Arbeit für den Projektleiter los. Er erstellt einen Projektplan mit Zuständigen, zeitlichem Ablauf, Meilensteinen, Meeting-Terminen und allem, was sonst noch für den reibungslosen Ablauf des Webprojekts wichtig ist, zusammen.

Mit dem Projektplan wird das Webprojekt in die richtigen Bahnen geleitet. Es gibt klar gesetzte Deadlines und genügend Puffer, falls etwas schiefgehen sollte. Arbeitsabläufe, Schnittstellen und Verantwortliche wurden festgelegt und sind klar ersichtlich. Der Plan gilt also für das gesamte Team während der Projektzeit als roter Faden, dem zu folgen ist.

Eigentlich ein Extrapunkt, kann man den nächsten Schritt auch zur Erstellung des Projektplans dazuzählen: Die Analyse des Projektumfeldes. Dazu zählen beispielsweise die Befürworter und Gegner des Webprojektes – beide Personengruppen können Auswirkungen auf den Erfolg der Arbeit haben, so dass man Lob und Kritik berücksichtigen sollte. Auch und vor allem die Historie des Webprojektes sollte berücksichtigt werden – gab es bereits ein vorhergehendes Projekt dazu? Wie war die Zusammenstellung des Projektplans und des Teams? Welchen Erfolg hatte das Projekt? Welchen Nutzen hat das jetzige Projekt? Diese Informationen können wichtig für den Arbeitsverlauf sein.

Kick-Off-Meeting – richtige Kommunikation für das Webprojekt

Steht der Projektplan, sollte das Kick-Off-Meeting einberufen werden. An diesem Meeting müssen unbedingt alle Beteiligten des Webprojektes teilnehmen. Denn dieser Termin stellt einen besonders wichtigen Teil des Starts des Webprojekts dar.

Beim Kick-Off-Meeting erhalten die Projektbeteiligten alle Informationen über das anstehende Projekt. Das reicht vom Ziel über das Budget bis hin zum Endpunkt des Projektes. Ziel des Treffens ist es, dass alle Beteiligten anfangs auf denselben Informationsstand gesetzt werden und vor allem: Das alle die notwendigen Informationen erhalten, um starten zu können. So werden auch hier wieder Unklarheiten, fehlende Informationen und Unstimmigkeiten aus dem Weg geräumt.

Bei diesem Zusammentreffen werden auch Kommunikationswege, Regeln der Zusammenarbeit, verwendete Tools und Dokumente festgelegt, sowie persönliche Erwartungen und mögliche Konflikte/Risiken für das Projekt besprochen.

Oft geht das Gerücht herum, ein Kick-Off-Meeting sei nicht mehr zeitgemäß und würde überhaupt nicht mehr benötigt. Der Flurfunk übermittele doch mittlerweile alles Wichtige und in Zeiten von E-Mails wäre ein persönliches Treffen überflüssig. Beide Aussagen stimmen aber nur bedingt – Der Flurfunk kann viel erzählen, dennoch ist meistens nichts davon offiziell und E-Mails bieten nicht die Möglichkeit im direkten Austausch miteinander offene Fragen oder Unstimmigkeiten zu klären. Das Kick-Off-Meeting ist daher nicht zu unterschätzen. Um das Ganze noch einmal schriftlich festzuhalten, kann hinterher immer noch ein Dokument erstellt oder eine Mail geschrieben werden.

Webprojekte – Arbeiten mit Plan

Zwischen dem Kick-Off-Meeting und dem offiziellen Projektstart sollten mindestens 2-3 Tage liegen. In dieser Zeit sollten die Beteiligten prüfen, ob Ihnen zum Arbeitsstart noch etwas fehlt. Dies können Zugänge zu Systemen oder Tools sein, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Datenstände oder ähnliches sein.
Wurde dies an den Projektleiter übermittelt, können beide gemeinsam festlegen, wie sie vorgehen um diese Informationen vor Start zu beschaffen. Liegt danach alles Notwendige vor, sollte vom Projektleiter nochmals ein Meeting einberufen werden, in dem der Projektstart offiziell eröffnet wird.

Projektmanagement optimieren für ein erfolgreiches Webprojekt

Gute Planung ist die halbe Miete. Ein organisiertes Projektmanagement kann tatsächlich viel Zeit und Geld einsparen. Daher sollte fortgehend am Projektmanagement gearbeitet werden, um dieses zu optimieren. Für den Projektstart, als auch für den Projektverlauf und den Projektabschluss sollten strikte Arbeitsschritte festgehalten sein.

Veröffentlicht am: 11.01.2018

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