<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=114245&amp;fmt=gif">
logo.png

Themen: projektmanagement, onlineprojekte

Wie plant und steuert man Webprojekte effizient?

webprojekte_steuern.png

Webprojekte – richtig geplant, sicher ins Ziel

Von der Konzeption bis zur Durchführung von Webprojekten. Planung von Anfang bis Ende. Mit dem Knowhow von blindwerk – neue medien konnten wir bereits zahlreich Großprojekte realisieren. Doch ein gelungenes Webprojekt braucht vor der Durchführung eine gute Konzeption und Planung. 

In der Startphase eines Webprojekts werden die Grundlagen geschaffen. Zahlreiche Studien belegen, dass es wesentlich für den Erfolg des Webprojekts ist, ausreichend Zeit und Kapazität für die Planung und Konzeption zur Verfügung zu stellen. Denn Verfehlungen, die aus schwammigen Zielsetzungen, unklaren Aufträgen oder Nichteinbeziehung der späteren Anwender in die Zielformulierung resultieren, lassen sich später nur mit großem Aufwand und unter Zeitdruck beheben.
Der Zeitaufwand für die Klärung der Ziele und Anforderungen am Beginn zahlt sich aus. Dabei sollte es gemeinsam mit dem Kunden um folgende Fragen gehen:

• Wann ist das Webprojekt für den Kunden erfolgreich?
• Was sind die konkreten Zielsetzungen des Webprojekts?
• Wie können diese Zielsetzungen gemessen werden?
• Wieviel Budget, personelle Ressourcen (auch seitens des Kunden) und Zeit stehen zur Verfügung?
• Sind die Ziele vor diesem Hintergrund realistisch? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Umsetzung des Webprojekts?
• Müssen der Funktions- und Lieferumfang des Webprojekts stärker eingegrenzt oder Folgephasen abgegrenzt werden?

Gleich vorneweg verabschieden Sie sich von dem Gedanken: „Das perfekte Webprojekt“, das gibt es schlichtweg nicht. Egal ob Missverständnisse bei der Aufgabenverteilung oder tiefgreifenden Veränderungen im Webdesign kurz vor dem Webprojekt-Launch. Irgendwas ist immer. Das Entscheidende jedoch ist, aus solchen Fehlern zu lernen.
Obwohl viele der Fehler unterschiedlich schienen, haben diese oft den gleichen Ursprung gemein. Vor allen Dingen scheinen es immer drei Fehler zu sein, die über den Verlauf eines Webprojektes entscheiden.

Projektmanagement als Basis für gelungene Webprojekte

Egal ob es sich um ein großes oder kleines Webprojekt handelt. Gutes Projektmanagement sollte die Basis für jedes Webprojekt sein. Wer gerade bei kleineren Projekten an dieser Stelle Zeit sparen will, der sollte vorsichtig sein. Denn wenn es darum geht, das von vor einem halben Jahr Besprochene wieder auf die Tagesordnung zu holen, dann kostet das wesentlich mehr Zeit, als das Protokollführen während der Besprechungen.
Was also gehört zu einem guten Projektmanagement? Zum einen ein ausführliches Briefing über Vorstellungen, Funktionen und Aufgabenverteilung intern und von Kundenseite. Außerdem helfen bei der Planung ein Zeitplan und die Aufklärung über die Konsequenzen, wenn der Zeitplan nicht eingehalten wird. In der Regel empfiehlt sich eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit allen Beteiligten (EDV-Abteilung, PR-Agentur, Hoster etc.). Planung und Konzept sind hier immens wichtig.

Kein Webprojekt ist wie das andere

Selbst wenn sich in 9 von 10 Fällen eine gewisse Vorgehensweise im Umgang mit Kunden etabliert hat, irgendwann kommt dieser 10. Kunde, für den diese Vorgehensweise nicht passt. Was in 9 von 10 Webprojekten geklappt hat, kann so schlecht ja nicht sein. Manchmal kann es ganz hilfreich sei, seine Probleme einer externen Person zu schildern, um einen anderen Blick auf das Projekt zu bekommen.

Um solchen Fällen vorzubeugen, ist es wichtig, im Erstgespräch den Stand des Kunden analysieren und den Projektablauf individuell zusammenstellen sowie das richtige Maß an Kommunikation mit dem Kunden und der eigenen Entscheidungsfreiheit finden. Außerdem sollte man flexibel innerhalb des Projektablaufs sein, auch in Bezug auf eine mögliche Budgetneuverteilung während des Webprojekts (natürlich in Absprache mit dem Kunden).

Webprojekte richtig dokumentieren

Oft hapert es an der Projektdokumentation. Was ist, wenn man nicht mal mehr weiß, in welchem Webprojekt man das letzte Mal vor einem bestimmten Problem stand? Selbst wenn doch, ist noch lange nicht gesagt, dass die selbe Person auch beim aktuellen Webprojekt vor dem Problem sitzt. Dies lässt sich nur durch eine ausführliche Projektdokumentation ändern. Dazu gehört eine abschließende Projektbesprechung: Was lief gut, was nicht? Warum nicht? Wie könnte es zukünftig besser laufen?
Außerdem hilft eine klare Aufgabenverteilung innerhalb des Teams und in Zusammenarbeit mit dem Kunden und dabei die Lösung so zu dokumentieren, dass sie auch in Zukunft von allen nachvollziehbar ist. Am besten zentralisiert, damit sie auch auf andere Projekte leicht anwendbar sind.

Nach dem Webprojekt ist vor dem Webprojekt

Geht das Webprojekt termingerecht online, freuen sich Kunden und Agentur. Eigentlich sollte das Webprojekt damit erfolgreich beendet sein. Doch oft sind Bugs und Feature-Wünsche nicht klar voneinander abgegrenzt und die Dokumentation ist noch nicht fertiggestellt. Die finalen Korrekturen ziehen sich weit über die geplante Abnahme hinaus. Je länger die Korrekturen dauern, desto mehr Wünsche werden noch im ursprünglichen Budget untergebracht. Gerade bei Festpreisen wird das Projekt so nicht nur eine Belastung für das Budget, sondern auch für die Nerven der Projektbeteiligten.

Ein Projekt-Controlling-Tool hilft auch in dieser Phase, denn mit einer sauberen Dokumentation der Korrekturwünsche und dem Abgleich mit den angebotenen Leistungen lässt sich diese Situation vermeiden. Schon ein einfaches Bug-Tracking-Tool hilft, die einzelnen Anforderungen und Wünsche zu kategorisieren und so einen klaren Schnitt für die Projektabnahme zu ziehen.

Zufriedene Projektpartner bilden die Basis für eine weitere Zusammenarbeit. Im Anschluss an das erfolgreich abgenommene Webprojekt folgen etwa Schulungen, Erweiterungen, Serviceverträge sowie oft die Vermarktung des neuen Auftritts und in der Zukunft vielleicht ein weiterer Relaunch.

Veröffentlicht am: 31.01.2017

Brandneue Posts